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Préalables organisationnels

Qu’est-ce que vous cherchez ?

Déclaration de volonté claire de la part des dirigeants 

Les organes directeurs d’une organisation doivent clairement affirmer leur volonté de mesurer l’efficacité des activités de l’organisation. La réunion des préalables requis relève d’une tâche permanente. 

Concept et manuel comme bases 

L’introduction d’une mesure systématique de l’efficacité porte sur tous les domaines d’une organisation s’occupant de la planification, de la mise en œuvre, du pilotage et de l’évaluation de prestations de service et projets, ainsi que des enseignements à en tirer et de la gestion du savoir. Les bases reposent sur un concept institutionnel clair et contraignant, tout comme sur un manuel de mise en œuvre pratique. Y sont explicités à l’intention des utilisatrices et utilisateurs aussi bien les notions fondamentales que les formats, les instruments et méthodes, de même que les modèles standards de planification, de suivi et de compte rendu du concept. 

Capacité et savoir-faire 

L’introduction d’une mesure de l’efficacité systématique est un processus pluriannuel requérant des capacités adéquates. Lorsque le savoir-faire nécessaire à une mesure de l’efficacité n’est pas présent au sein d’une organisation, il convient d’encourager la création de capacités de suivi ad hoc en interne. Mais il est aussi parfois judicieux de faire appel à des experts externes. 

Instruction 

Les collaborateurs doivent être formés à mesurer l’efficacité. Ce qui suppose un système souple de formation continue et d’instruction permanente des nouveaux éléments. 

Temps 

Il faut prévoir suffisamment de temps sur le terrain pour une bonne mesure de l’efficacité. Les questions méthodologiques doivent être examinées avec attention pendant la préparation des analyses de l’efficacité. Par ailleurs, des expertes et experts externes doivent être aussi familiarisés avec les notions utilisées et les méthodes employées. 

Budget

La mesure de l’efficacité requiert des ressources. Les coûts correspondants devraient être planifiés dans le budget aux termes de l’encadrement de la prestation de service ou du projet. Il est judicieux de prévoir pour cette démarche environ 0,5 à 2,5% de l’ensemble des coûts annuels liés aux projets et prestations. Pendant les années où les coûts effectivement enregistrés sont moindres, la partie du budget non utilisée pourra être reversée dans un fonds spécialement destiné à la mesure de l’efficacité, en guise de réserve. Ainsi, des initiatives spécifiques relevant de la mesure de l’efficacité pourront être conduites tous les quatre ans, par exemple.