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Formuler le mandat

Qu’est-ce que vous cherchez ?

Lorsque l’efficacité est mesurée et appréciée par une équipe interne, mais a fortiori lorsqu’une équipe externe ou mixte en est chargée, le mandat précis et le planning relatifs à l’opération de mesure devraient être fixés par écrit.

Un mandat de mesure de l’efficacité ou d’évaluation peut assumer la structure suivante:

Modèle de structure pour une évaluation

Finalité et intérêt (motifs)
Dans quel but l’évaluation est-elle conduite et à quoi serviront les résultats?
Par exemple:

  • Optimiser les processus et procédés
  • Perfectionner la stratégie ou la politique de l’organisation
  • Décider de la poursuite d’un projet ou programme
  • Rendre des comptes aux bailleurs de fonds ou à l’opinion publique 

But (objectifs) 
A quel sujet l’évaluation doit-elle fournir des constats? 
Par exemple:

  • Confirmer qu’une prestation spécifique (output) a été délivrée, un effet spécifique produit au sein d’un groupe cible (outcome) ou une contribution apportée à un but de développement global
  • Juger si une intervention spécifique a été efficiente, efficace et pertinente
  • Offrir des constatations, conclusions et recommandations au sujet d’un projet ou programme spécifique

Portée (scope)
La portée de l’évaluation doit être clairement définie, en précisant clairement ses délimitations.
Par exemple:

  • Dans les thèmes traités  
  • Dans la période temps considérée  
  • Dans les activités considérées  
  • Dans les moyens déjà employés
  • Dans l’étendue géographique  
  • Dans les groupes cibles 

Participants et sphères concernées 
Qui participe à l’évaluation ou qui est touché par elle?
Par exemple:

  • Les collaborateurs responsables du projet
  • Les organisations intermédiaires
  • Le groupe cible 
  • Les organisations partenaires
  • Le gouvernement 

Quels intérêts et besoins ont ces (groupes de) personnes? Comment sont-ils pris en compte? Compte rendu Comment rend-on compte des résultats? Y a-t-il d’autres «produits›› à livrer en-dehors du compte rendu traditionnel?
Par exemple:

  • Compte rendu traditionnel 
  • Workshop avec les participants  
  • Debriefing avec les responsables du projet 
  • Présentations aux responsables de la ligne 
  • Documents «Enseignements à tirer»

Budget

  • Les coûts sont-ils proportionnels à la complexité de la problématique et à la valeur de l’information visée?

De quoi faut-il convenir par écrit?

  • Fixer les buts, l’utilité et l’angle d’approche de l’évaluation
  • Formuler les questions de l’évaluation 
  • Convenir des délais et du budget 
  • Il est possible d’accompagner de tels mandats de normes de qualité (p.ex. DACSEVALDDC)
  • Définir le format du compte rendu