Le conseil de fondation de Zewo a mis en vigueur les normes révisées à partir de l’exercice 2024. Auparavant, une large consultation a été menée auprès des principaux groupes d’intérêts. Au total, plus de 200 réactions ont été évaluées et prises en compte lorsque cela était possible. Vous trouverez ci-dessous ce qui va changer à partir de 2024 pour les organisations certifiées – et celles qui souhaitent le devenir.
Une enquête menée auprès des donateurs en amont de la révision et une discussion avec les responsables de fundraising qui coordonnent leurs collectes dans le calendrier Zewo ont permis d’obtenir une image claire : la publicité pour les dons faite par les organisations d’entraide ne dérange guère la population, que ce soit à la télévision, sur des affiches, dans les magazines et les journaux ou sur Internet. Des règles restrictives ne sont donc plus nécessaires. Les points sensibles restent la publicité pour les dons avec un contact direct avec les donateurs et donatrices, par exemple au téléphone, en porte à porte ou dans la rue. Les organisations d’entraide font déjà preuve de la retenue nécessaire lorsqu’elles utilisent ces canaux, de sorte que le nombre de collectes de fonds pour ce type de sollicitation n’a pas besoin d’être réglementé davantage.
Coordination et planification des mesures de marketing direct
Il ne reste donc que l’envoi de courriers adressés et des envois tous ménages. Ces types de collectes sont les plus répandus. Or, les donatrices et donateurs sont dérangés lorsqu’ils reçoivent trop de sollicitations dans leur boîte aux lettres. Une coordination des dates reste donc utile. Contrairement aux courriers électroniques, les destinataires de lettres ne peuvent pas se protéger d’un trop grand nombre de courriers en un seul clic.
Plus de places fixes, ni de limitation
Les grandes organisations d’entraide doivent continuer à enregistrer leurs mailings directs avec plus de 150’000 nouvelles adresses ainsi que les tous ménages non adressés à plus de 250’000 ménages. Désormais, chaque organisation peut choisir librement la date, la durée et le nombre de ses collectes. Il n’y a plus de places attitrées, ni de limitation du nombre de collectes. Pour les organisations certifiées qui collectent au total plus de 5 millions de francs, la seule obligation qui reste est d’enregistrer ces collectes et de respecter les dates qu’elles ont fixées. Le calendrier passe ainsi d’un instrument de réglementation à un instrument de planification des actions de marketing direct.
Nouveau processus de planification
Zewo gère ce processus de planification et garantit la transparence dont les organisations ont besoin pour planifier et coordonner leurs activités. Les organisations concernées reçoivent une invitation à s’inscrire sur le calendrier dans un délai donné. Ensuite, elles ont à nouveau la possibilité de repousser leurs dates dans un certain délai. Puis, le calendrier est définitif et obligatoire. Sur la base des collectes inscrites au calendrier, Zewo continuera à demander les autorisations auprès des autorités cantonales concernées et à les informer. Elle le fait également pour les collectes de rue et de porte-à-porte soumises à autorisation, qui doivent également être inscrites dans le calendrier à cet effet.
De 4 à 1
Le calendrier des collectes est présenté de manière plus simple et plus claire. Au lieu de trois calendriers thématiques et d’un calendrier supplémentaire, il n’y a désormais plus qu’un seul calendrier. Pour la première fois, le calendrier sera établi en 2024 pour l’année 2025 selon le nouveau système.
Promotion des dons : des frais de transaction peu élevés sont dans l’intérêt de tous
Les frais liés au versement d’un don à une organisation d’entraide peuvent s’avérer élevés, tout particulièrement pour les moyens de paiement numériques. Le montant des frais n’est pas le seul point critique : le niveau de pourcentage de ces frais par rapport au don peut également poser un problème. A cela s’ajoute le manque de transparence vis-à-vis des donateurs. Lorsqu’ils choisissent un moyen de paiement, il arrive souvent qu’ils ne se rendent pas compte du montant des frais impliqués.
La majorité des organisations d’entraide qui ont participé à la consultation se sont prononcées en faveur d’une transparence des frais et de limiter les frais en pourcentage en fixant un plafond. Certaines ont toutefois émis des objections compréhensibles à cette proposition. Les pierres d’achoppement étaient en particulier le manque de faisabilité sur le marché, la complexité des frais et le travail nécessaire pour les rendre transparents. Etant donné que, sur un volume de dons de 2,5 milliards de francs, 1% de frais de transaction correspond à 25 millions de francs, le sujet reste important. C’est pourquoi Zewo a opté dans la norme 18 au chiffre 5 pour une variante simplifiée qui laisse aux organisations d’entraide une certaine marge de manœuvre dans la mise en œuvre :
Les organisations qui proposent plusieurs moyens de paiement pour le transfert d’un don individuel informent de manière appropriée, par exemple sur leur site web ou dans leurs appels de collecte, quel moyen de paiement génère les frais de transfert et de traitement les plus faibles. Elles évitent, dans la mesure du possible, de promouvoir des canaux de paiement qui impliquent des frais de transaction en pourcentage disproportionnés par rapport aux dépenses réelles.
Ainsi, les donateurs et donatrices peuvent s’informer auprès des organisations d’entraide certifiées pour savoir quel moyen de paiement est le moins cher. En même temps, les organisations d’entraide disposent de la marge de manœuvre nécessaire pour se conformer à la règle de transparence. Ils peuvent indiquer de manière plus ou moins proactive le moyen de paiement le moins cher ou publier les frais effectifs pour tous les moyens de paiement.
Bonnes pratiques pour les contacts directs et les encarts cadeaux
La collecte de fonds en contact direct avec les donatrices et donateurs exige une attention particulière. C’est pourquoi la norme 18 au chiffre 6 met l’accent sur les aspects qualitatifs avec un complément approprié :
Les organisations collectant des fonds ont conscience du fait que les collectes de fonds avec contact direct, par exemple par téléphone, par SMS, eu porte-à-porte et dans la rue sont des instruments de collecte sensibles. Dans le cadre d’actions de démarchage, les organisations certifiées choisissent leurs entreprises partenaires ainsi que leurs collaboratrices et collaborateurs avec soin, les forment de manière approfondie et veillent au respect des principes éthiques tels que l’honnêteté, le respect et l’intégrité lors des contacts directs.
Les avis divergent sur les petits cadeaux qui accompagnent un appel aux dons. Certaines organisations d’entraide y renoncent parce que cela dérange leurs donatrices et donateurs, parce que ce n’est pas rentable pour elles ou parce qu’elles ne peuvent pas l’assumer. D’autres optent délibérément pour des petits cadeaux, car leurs donatrices et donateurs s’en réjouissent et donnent davantage. La norme 18 au chiffre 2d aborde désormais ce sujet controversé de la manière suivante :
Lorsque les organisations envoient des petits cadeaux pour collecter des dons, elles le font de manière ciblée, veillent à leur durabilité écologique et sociale et analysent périodiquement leur effet. Si les donatrices et donateurs existants ne souhaitent pas recevoir de petits cadeaux, l’organisation renonce à les utiliser pour ces personnes.
Distinguer clairement et sans ambiguïté les dons libres des dons affectés
La manière dont une organisation d’entraide sollicite des dons détermine si elle peut les utiliser librement ou si elle doit les affecter à un but précis. C’est pourquoi, du point de vue du donateur, il est important que l’appel aux dons soit formulé de manière claire et précise. Cela a des répercussions sur la comptabilité et la révision. En effet, les dons libres et les dons affectés doivent être présentés séparément dans le compte d’exploitation. Dans le bilan et dans le tableau sur la variation du capital, les dons affectés font partie du capital des fonds, tandis que les dons libres font partie du capital de l’organisation. L’opinion répandue selon laquelle les dépenses d’administration et de collecte de fonds doivent être couvertes par des dons libres, tandis que les dons affectés doivent être utilisés exclusivement pour des projets, n’est cependant pas correcte. C’est ce que la norme 18 au chiffre 4 clarifie maintenant avec les précisions suivantes :
Si une organisation veut pouvoir disposer librement des dons collectés dans le cadre du but de l’organisation, l’appel aux dons doit faire ressortir clairement et distinctement l’utilisation libre prévue.
Les dons affectés sont enregistrés et présentés séparément et conformément à l’objectif déclaré. Si aucun autre accord n’a été conclu avec les bailleurs de fonds, une part correspondant à la structure des coûts de l’organisation peut être utilisée pour les tâches administratives et la collecte de fonds.
Protection des données : appliquer la nouvelle loi
Les exigences de la norme Zewo en matière de protection des données tiennent compte des nouvelles dispositions légales. Le texte de la norme précédente a été adapté à la nouvelle loi avec l’aide d’un conseil juridique.
Il se réfère explicitement à la loi révisée sur la protection des données et en retient les aspects importants, en particulier du point de vue des donatrices et donateurs et des organisations qui collectent des dons.
Au cours de son examen, Zewo s’assurera que l’organisation à certifier sait ce qu’elle doit réglementer et documenter et qu’elle s’est penchée sur le sujet. Ainsi, elle vérifie auprès de toutes les organisations
- si l’organisation dispose d’une déclaration de protection des données claire, visible, facile à consulter et à jour sur son site web. Cette déclaration doit notamment indiquer quelles données personnelles sont collectées et traitées et à quelles fins.
La déclaration de protection des données doit par ailleurs notamment mentionner le nom de l’organisation qui collecte les dons ainsi qu’une adresse de contact à laquelle les personnes concernées peuvent s’adresser pour les questions relatives à la protection des données. La déclaration de protection des données règle en outre la communication de données personnelles à l’étranger et les droits des personnes concernées ;
- comment l’organisation gère les demandes d’information ou de suppression de données ainsi que les éventuelles pannes de données ;
- si les responsabilités sont claires à cet égard et si des réflexions ont été menées sur le processus.
En fonction du profil de risque de l’organisation, Zewo examine d’autres aspects, comme par exemple
- si les organisations qui font gérer des données personnelles par des tiers l’ont stipulé dans un contrat de traitement des données (Data Processing Agreement). Cela concerne par exemple l’hébergement, les backups sur le cloud, la comptabilité des salaires ainsi que les analyses, ajouts ou comparaisons de données personnelles par des tiers. Le traitement des données personnelles par des agences de publicité et de collecte de fonds ou par des prestataires de mailing doit également être réglementé ;
- si les organisations qui emploient plus de 250 personnes ont établi un registre de traitement (inventaire) ;
- si les organisations qui traitent des données personnelles sensibles à grande échelle disposent d’un règlement de traitement des données en plus du registre de traitement. Les données sensibles comprennent les données relatives à la santé, les données relatives aux opinions politiques et aux convictions religieuses ou philosophiques, mais aussi les informations relatives à l’origine ethnique ou à l’orientation sexuelle ;
- si les organisations qui pratiquent le profilage à haut risque ont réalisé une analyse d’impact sur la protection des données et disposent d’un règlement de traitement. Ce règlement doit par exemple préciser quand et comment obtenir le consentement explicite de la personne concernée. Le profilage signifie qu’une évaluation est effectuée de manière automatisée et qu’elle produit des informations sur des aspects personnels relatifs à une personne physique. Il y a profilage à haut risque lorsque le recoupement de données permet d’évaluer des aspects importants de la personnalité.
Les règles en vigueur jusqu’à présent restent valables : les données personnelles ne peuvent être ni vendues, ni louées, ni échangées et les souhaits des donateurs doivent être respectés, lorsqu’ils demandent la suppression de leurs données ou des contacts moins fréquents. Ces règles s’appliquent également, dans la mesure du possible, aux premiers contacts personnalisés, par exemple lorsque les adresses de tiers doivent être comparées à la liste Robinson.
Avec l’entrée en vigueur de la loi révisée sur la protection des données, la Zewo a également publié un guide de mise en œuvre. Ce guide aide les organismes d’entraide à identifier les mesures nécessaires dans leur cas pour mettre en œuvre la nouvelle loi.
Transparence : rapport annuel numérique
Il est désormais possible de publier le rapport annuel sous forme de document purement numérique, par exemple en format PDF. Le rapport annuel et les comptes annuels révisés complets peuvent être publiés dans deux documents distincts. Toutefois, le rapport annuel doit alors mentionner de manière bien visible que les comptes annuels complets et révisés sont publiés sur le site web. Ils doivent y être librement accessibles et facilement téléchargeables, tout comme le rapport annuel.
La norme stipule désormais explicitement que le rapport annuel doit être établi, soumis à l’approbation de l’organe compétent et publié dans les six mois suivant la fin de l’exercice. Si ce délai ne peut exceptionnellement pas être respecté, Zewo peut accorder une prolongation de délai dans des cas dûment justifiés par écrit et dans le respect des dispositions légales applicables aux grandes associations et fondations.
En outre, la norme définit le contenu minimum suivant qui doit figurer dans le rapport annuel et sur le site web :
- Objectif et but de l’organisation ;
- Membres de l’organe directeur suprême ;
- Membres de la direction ;
- Synthèse des prestations fournies au cours de la période de référence (rapport annuel) aperçu des domaines d’activité (site web) ;
- Déclarations sur l’impact selon la norme 10.
Les normes suivantes intègrent de petites précisions
La révision des normes a été l’occasion de vérifier la clarté de certaines formulations. Quelques normes ont fait l’objet de légères précisions, mais celles-ci n’ont généralement pas entraîné d’adaptation du contenu, car la situation décrite est déjà ancrée dans la pratique.
Dans la norme 1, il a été ajouté que Zewo exige de toutes les organisations certifiées qu’elles soient exonérées d’impôts sans restriction pour cause d’utilité publique. Dans les faits, c’était déjà le cas auparavant.
En outre, la norme précise quelles organisations de collecte peuvent être certifiées. Cela n’a pas d’impact sur les organisations de collecte déjà certifiées. Avec la formulation suivante au chiffre 6, la norme 1 distingue les organisations donatrices et les organisations de financement des plateformes de crowdfunding :
Les organisations d’attribution et de soutien ainsi que d’autres institutions collectant des dons qui sont elles-mêmes des organisations à but non lucratif et qui exercent leurs activités d’utilité publique en coopération avec des organisations partenaires peuvent être certifiées dans la mesure où elles sont co-responsables de la prestation fournie et la contrôlent.
La norme 8 indique désormais explicitement que le Comité de l’association ou le Conseil de fondation peut, sous certaines conditions, être rémunéré de manière modérée. C’était déjà le cas auparavant, mais de manière moins explicite. En outre, la norme fait désormais référence au calculateur de rémunération Zewo et recommande aux organisations d’entraide de l’utiliser.
La norme 11 stipule désormais que les objectifs de réserves qui se situent en dehors des fourchettes doivent être justifiés. Si nécessaire, des mesures appropriées doivent être prises pour atteindre les objectifs fixés.
En outre, la norme permet désormais de calculer les ratios sans les immeubles utilisés par l’organisation elle-même et sans les biens nécessaires pour le fonctionnement de l’organisation. Cette méthode a déjà été utilisée lors de l’examen des organisations sur la base des conclusions de la dernière étude sur les chiffres clés.
Les notes explicatives de la norme 13, publiées sur le site web de la Zewo, ont été mises à jour selon les dispositions des Swiss GAAP RPC.
En plus de l’ensemble des normes RPC, les organisations d’entraide doivent désormais tenir compte de la Swiss GAAP RPC 28 “Subventions publiques” si elles dépassent deux années de suite deux des critères suivants : total du bilan de 10 millions de francs, chiffre d’affaires annuel de 20 millions de francs ou 50 emplois à plein temps en moyenne annuelle.
Pour les organisations qui ne dépassent pas ces critères de taille, rien ne change. Elles doivent uniquement respecter le cadre conceptuel de Swiss GAAP RPC, le norme 21 et les normes de base 1 à 6. S’il s’agit d’une organisation soumise à l’obligation de consolidation, elle doit en outre appliquer la Swiss GAAP RPC 30.
Les organisations qui, à deux dates consécutives de clôture du bilan, ne dépassent pas deux des trois critères suivants : total du bilan de 2 millions de francs ; chiffre d’affaires annuel de 1 million de francs ; 10 emplois à plein temps rémunérés en moyenne annuelle, peuvent renoncer à présenter un tableau de flux de trésorerie.
Par souci de clarté, la norme 16 précise désormais que les organisations appartenant à une fédération hétérogène ou à une alliance informelle ne sont pas considérées comme des sous-organisations au sens du chiffre 2 de cette norme. Elles doivent passer leur propre examen de certification. Dans le passé, les normes n’étaient pas assez claires à ce sujet et ont laissé une certaine marge d’interprétation.
La norme 17 stipule que les organisations qui font partie d’un réseau international doivent conserver la responsabilité de l’utilisation des ressources qui leur sont confiées et ne pas les transférer au siège ou à un autre membre du réseau international. Il a été précisé qu’elles ne pouvaient pas non plus céder la responsabilité à une organisation partenaire locale.
Les nouvelles normes sont entrées en vigueur le 1er janvier 2024. La Zewo en tiendra compte dès à présent lors des examens.