Ab 30. Juni 2020 können erste QR-Rechnungen bei Ihnen eintreffen. Rechnungsempfänger, die ihre Zahlungen mithilfe von Soft-und Hardwareunterstützung auslösen, sind gefordert, diese anzupassen.
Frühzeitig planen lohnt sich. Nachdem die Firmen ISO 20022 erfolgreich eingeführt haben, steht die nächste Herausforderung in der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs an: Die Ablösung der heutigen Einzahlungsscheine durch die QR-Rechnung. Diese kann ab dem 30. Juni 2020 von Rechnungsstellern an ihre Kunden verschickt werden. Firmen, die ihre Fakturierung und den Zahlungsverkehr über eine Buchhaltungssoftware abwickeln, sind jetzt gefordert, Anpassungen vorzunehmen. Dadurch sind sie rechtzeitig in der Lage, eingehende QR-Rechnungen zu empfangen und zu bezahlen.
Es gibt einiges zu tun
Um alle Daten in der QR-Rechnung durchgehend automatisiert verarbeiten und die Zahlung auslösen zu können, braucht es Anpassungen bei Lesegeräten und Scanningplattformen sowie bei der Kreditoren und Zahlungssoftware. Denn die heute für die Einzahlungsscheine eingesetzte Soft- und Hardware kann die in der QR-Rechnung mitgelieferten Daten nicht ohne zeitintensive manuelle Eingriffe verarbeiten. Der Grund ist, dass in der QR-Rechnung viel mehr Informationen übermittelt werden, als dies heute mit den Einzahlungsscheinen der Fall ist.
Information – Schlüssel zum Erfolg
Dieses Mehr an Informationen bringt Vorteile. So können beispielsweise Mitteilungen wie die MwSt.-Nummer neu auch bei Überweisungen mit Zahlungsreferenzen übermittelt werden. Beim Verfahren mit Referenzen werden Angaben wie Name und Adresse des Zahlungspflichtigen vollständig an den Zahlungsempfänger und an seine Bank übermittelt. Der ganze Prozess bei der QR-Rechnung beruht auf durchgängig strukturierten Zahlungsinformationen. Dies ermöglicht eine effizientere Zahlungserfassung und -abwicklung als bisher. Voraussetzung ist, dass überall IBAN-basierte Kontonummern verwendet werden. Das vereinfacht die maschinelle Verarbeitung und führt zu deutlich weniger Scanner- und Buchungsfehlern. Insgesamt ist der Automatisierungsgrad höher und es gibt weniger manuellen Aufwand und Rückfragen. Das spart Zeit und Geld.
Cash Management leicht gemacht
Die QR-Rechnung vermindert nicht nur den administrativen Aufwand im Zahlungsverkehr. Darüber hinaus verhilft sie den Firmen zu einem effizienteren Cash Management. Je nach Bankangebot haben Firmen beim Liquiditätsmanagement die Wahl zwischen Sammelbuchungen, Tagesend-Kontoauszügen oder Intraday-Kontoreports. Lassen Sie sich von Ihrer Bank informieren.
Rechtzeitig vorbereiten
Rechnungssteller können QR-Rechnungen ab dem 30. Juni 2020 verschicken. Rechnungsempfänger müssen davon ausgehen, dass viele ihrer Lieferanten die Gelegenheit nutzen, mit der QR-Rechnung ihre Abläufe zu optimieren. Darauf sollte sich jedes Unternehmen vorbereiten. Der Umstellungsaufwand ist abhängig von der Komplexität der Kreditoren- und Zahlungssoftware sowie den Lesegeräten und Scanningplattformen. Es ist deshalb unumgänglich, dass alle Schweizer Unternehmen zusammen mit ihren Softwarepartnern rechtzeitig den betriebsinternen Anpassungsbedarf prüfen. Nur so wird sichergestellt, dass ab Mitte 2020 alle Zahlungsinformationen richtig dargestellt und verarbeitet werden können.
Neue Referenzverfahren richtig abbilden
Die zwei neuen Referenzverfahren können für unterschiedliche Bedürfnisse eingesetzt werden. Im Style Guide QR-Rechnung (siehe dazu Online-PDF) mit den Gestaltungsvorgaben und -empfehlungen für den Zahlteil mit Swiss QR Code und für den Empfangsschein sind ab Seite 17 Muster der Zahlteile mit Empfangsschein in den gängigsten Anwendungsvarianten abgebildet.
Bis zur Einstellung der gängigen Einzahlungsscheine können Firmen frei entscheiden, ob sie als Rechnungssteller die QR-Rechnung einführen wollen oder nicht. Ist die Infrastruktur erst einmal angepasst, verläuft der ganze Fakturierungs- und Zahlungsprozess deutlich effizienter. Unternehmen profitieren zudem von erweiterten Cash-Management-Optionen.
Einführung von schweizweiter Bedeutung
Die QR-Rechnung betrifft alle Firmen, staatliche Einrichtungen und NPO sowie alle Konsumentinnen und Konsumenten. Firmen, Softwareunternehmen und Banken werden in den kommenden Monaten ihre Schnittstellen an die QR-Rechnung anpassen: Banken rüsten ihre Infrastrukturen um und aktualisieren für das M- und E-Banking. KMU und Privatkunden können ab dem 30.06.2020 ihre Zahlungen digitalüber das Smartphone in Verbindung mit ihren gewohnten Bankanwendungen abwickeln. Die höhere Automatisierung führt zu weniger fehlerhaften Überweisungen. Für Firmen, die ihre Fakturierung manuell erledigen, werden Marktlösungen eingeführt, mit denen QR-Rechnungen online erstellt und über den Drucker auf perforiertes, weisses Papier gedruckt werden können.
Ein Schritt in die digitale Zukunft
Mit der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs legt der Finanzplatz Schweiz unter tatkräftiger Unterstützung der Schweizer Wirtschaft und Gesellschaft den Grundstein für nahtlos digitale Finanzabläufe. Dabei schlägt die QR-Rechnung eine wichtige Brücke zwischen der digitalen und papierbasierten Welt. Einen Schritt weiter geht eBill. Die elektronische Rechnung wird nahtlos digital. Sie wird von allen Banken unterstützt und konsequent auf dem neusten Stand der Technologie weiterentwickelt. QR-Rechnung und eBill sind Schweizer Innovationen. Mehr Informationen sind abrufbar unter www.paymentstandards.ch.
Viel Rückhalt im Markt
Die QR-Rechnung löst den vor über 100 Jahren eingeführten Einzahlungsschein ab. Die Erwartungen sind entsprechend hoch. Um allen Anforderungen gerecht zu werden, hat der Finanzplatz Schweiz im letzten Herbst ein Konsultationsverfahren durchgeführt und die Meinung von Vertretern aller Marktteilnehmer eingeholt, was sehr begrüsst wurde. Mit Firmenkunden, die entweder grosse Rechnungsempfänger sind oder einen hohen Rechnungsausstoss haben, wurden Workshops bzw. qualitative Gespräche geführt, und Privatkunden haben sich in einem Nutzertest mit der QR-Rechnung auseinandergesetzt. Siehe dazu auch das Zewoforum Nr. 2/2019. Die QR-Rechnung ist ein digitaler Fortschritt. Sie wird auch von jenen Rechnungsempfängern akzeptiert, die am Postschalter oder auf dem Postweg zahlen wollen.