Die 21 Zewo-Standards

Unter Gemeinnützigkeit wird eine Tätigkeit einer juristischen Person mit Sitz in der Schweiz verstanden, die Leistungen im Interesse der Allgemeinheit erbringt. Im Sinne der Zewo-Standards gelten Non-Profit-­Organisationen als gemeinnützig, wenn sie sich einer oder mehrerer der nachfolgenden Aufgaben widmen:

• soziale Aufgaben
• humanitäre Aufgaben
• soziokulturelle Aufgaben
• Umwelt, Arten- oder Tierschutz

Nicht als gemeinnützig im Sinne der Zewo-Standards gelten Organisationen,

• deren hauptsächlicher Zweck es ist, wirtschaftliche Vorteile für einen geschlossenen Kreis von Mitgliedern zu erbringen.
• die den Kreis der Begünstigten von politischer, religiöser oder weltanschaulicher Zugehörigkeit abhängig machen.
• die gewinnorientiert sind, sofern ihre Gewinne nicht statutengemäss zur Eigenfinanzierung oder zur ­Finanzierung von gemeinnützigen Organisationen gleicher oder ähnlicher Zielsetzung verwendet werden.
• die überwiegend auf die Erfüllung von wirtschaftlichen Interessen Dritter ausgerichtet sind, die keinen gemeinnützigen Charakter haben.
• die von der zuständigen kantonalen Steuerbehörde nicht ausschliesslich wegen Gemeinnützigkeit oder dem Wahrnehmen öffentlicher Aufgaben von der Steuer befreit wurden.

Liegt der Organisation eine politische, religiöse oder sonstige weltanschauliche Ausrichtung zugrunde, muss die gemeinnützige Tätigkeit im Vordergrund stehen.

Auf Non-Profit-Organisationen spezialisierte Dienstleister wie Fundraising-, Event- oder Kommunikationsagenturen können nicht zertifiziert werden.

Vergabe- und Förderorganisationen sowie andere Institutionen, die Spenden sammeln, selbst gemeinnützige Organisationen sind und ihre Aktivitäten in Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen erbringen, können zertifiziert werden, sofern sie die erbrachte Leistung mitverantworten und kontrollieren.

Was muss eingereicht werden? 
Statuten, Steuerbefreiung, Jahresbericht, Jahresrechnung; bei Bedarf: Aufteilung des Projektaufwands nach gemeinnütziger und anderweitiger Leistung, Beschreibung von spezifischen Leistungen

Wie wird der Standard geprüft? 
In der Regel ist der Standard erfüllt, wenn die Organisation gemäss Statuten einen gemeinnützigen Zweck gemäss dem Standard verfolgt und ihre effektive Tätigkeit mit diesem übereinstimmt.

Ein wichtiges Indiz für die Gemeinnützigkeit einer Organisation bildet auch deren Befreiung von der kantonalen Gewinn- und Kapitalsteuer und von der direkten Bundessteuer.

Die Organisation muss sich mindestens zwei Jahre mit dieser gemeinnützigen Tätigkeit befasst haben, bevor sie das Zewo-Gütesiegel erlangen kann.

Im Zweifelsfall wird individuell beurteilt, ob die Organisation unter die Ausschlusskriterien gemäss Abs. 3 fällt. Namentlich wird beurteilt, ob es wesentliche Verbindung zu nahe stehenden Personen oder Dritten mit wirtschaftlichen Interessen gibt. Wenn der Organisation eine politische*, religiöse oder sonstige weltanschauliche Ausrichtung zugrunde liegt und nicht klar ist, ob die gemeinnützige Tätigkeit im Vordergrund steht, wird beurteilt, ob mindestens 50% des Projektaufwands den gemeinnützigen Tätigkeiten zugeordnet werden kann.

* Als politische Tätigkeit zählen: Anwendungen direkter demokratischer Instrumente in Form von Initiativen, Referenden oder Petitionen sowie deren Lancierung mit Unterschriftensammlungen. Aktive Unterstützung eines Abstimmungs- oder Wahlkampfes. Lobbyarbeit im Rahmen der genannten Anwendung der direkt demokratischen Instrumente und der politischen Rechte. Der Aufwand für Themenkampagnen wird nicht als politische Tätigkeit definiert, so lange diese keine Abstimmungs- oder Wahlkampagnen beinhalten. Sie wird als gesellschaftspolitische Tätigkeit der gemeinnützigen Projekttätigkeiten zugeordnet.

Für alle Bereiche gelten folgende Prinzipien:

• Ehrlichkeit: Gemeinnützige Organisationen handeln ehrlich, kommunizieren wahrheitsgetreu und sorgen dafür, dass das Vertrauen der Öffentlichkeit erhalten bleibt.
• Transparenz: Gemeinnützige Organisationen informieren transparent. Sie bezeichnen ihren Charakter, ihren Hintergrund und ihre weltanschauliche Ausrichtung klar nach aussen. Sie legen fair und zeitgerecht Rechenschaft ab, so dass ein vollständiges den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild über ihre Struktur, ihre Tätigkeit und die Verwendung der Mittel entsteht.
• Integrität: Gemeinnützige Organisationen handeln gesetzeskonform und sorgen für die Wahrung ihrer Integrität.
• Respekt: Gemeinnützige Organisationen handeln respektvoll und achten die Menschenwürde. Sie beachten in ihrem Handeln die gesellschaftlichen und kulturellen Gegebenheiten.
• Verantwortung: Gemeinnützige Organisationen handeln verantwortungsbewusst und stellen ihren Zweck ins Zentrum ihrer Tätigkeit. Insbesondere berücksichtigen sie die zugrunde liegenden Werte und wahren die Interessen der Spenderinnen und Spender, der Auftraggeber und der Öffentlichkeit.
• Leistungsfähigkeit: Gemeinnützige Organisationen handeln effizient, wirkungsorientiert und nachhaltig. Sie setzen die ihnen anvertrauten Mittel zweckbestimmt ein und gewährleisten eine wirksame Zusammenarbeit von ehrenamtlichen, freiwilligen und entlöhnten Mitarbeitenden.

Was muss eingereicht werden? 
Rechtsgültig unterzeichneter Antrag/Fragebogen der Organisation zur Prüfung durch die Zewo, Jahresbericht, Sammlungsaufrufe oder andere Publikationen, Website wird geprüft

Wie wird der Standard geprüft? 
Die Organisation verpflichtet sich mit dem Antrag zur Einhaltung des Standards. Wenn keine offensichtlichen, wiederholten oder groben Verstösse, namentlich in Bezug auf die Transparenz, beobachtet werden können, gilt der Standard als erfüllt. Allfällige Hinweise von Dritten werden berücksichtigt.

Als oberstes Organ bestimmt bei Vereinen die Vereins- oder Delegiertenversammlung die Grundsätze der Organisation. Bei Stiftungen regelt das oberste Leitungsorgan die Grundsätze der Organisation nach Massgabe der Stiftungsurkunde. Bei Organisationen mit anderer Rechtsform gilt dies sinngemäss.

Das oberste Leitungsorgan ist im Normalfall bei Stiftungen der Stiftungsrat und bei Vereinen der Vorstand. Als strategisches Führungs- und Aufsichtsorgan nimmt es mittel- und langfristige Leitungs- und Kontrollfunktionen wahr. Das oberste Leitungsorgan trägt die Gesamtverantwortung für die Organisation. Insbesondere für deren Geschäftstätigkeit, die Verwaltung und die Verwendung des Vermögens, das Risikomanagement und die interne Kontrolle.

Der Präsident oder die Präsidentin führt das oberste Leitungsorgan und sorgt für eine effiziente und wirksame Arbeitsweise. Das oberste Leitungsorgan legt die für die Erfüllung seiner Aufgaben nötigen Strukturen und Verfahren fest und überprüft diese regelmässig.

Unter Wahrung seiner Aufsicht und Verantwortlichkeit kann das oberste Leitungsorgan Aufgaben an die Geschäftsleitung delegieren sowie ständige oder nichtständige Ausschüsse einsetzen.

Zusammensetzung, Auftrag, Kompetenzen, Dauer und Verantwortlichkeit der Ausschüsse sind zu regeln und bei ständigen Ausschüssen in einem Erlass festzuhalten.

Aufgaben, die nicht ausdrücklich anderen Organen zugewiesen sind, fallen in den Zuständigkeitsbereich des obersten Leitungsorgans.

Was muss eingereicht werden? 
Statuten, Sitzungsprotokolle der letzten zwei Jahre; falls vorhanden: Regelungen zur Zuständigkeit der Organe (z.B. Geschäftsreglement, Kompetenzordnung, Stellenbeschreibungen etc.); situationsbedingt: Regelungen zu Ausschüssen

Wie wird der Standard geprüft? 
Es wird individuell beurteilt, ob das oberste Leitungsorgan funktionsfähig ist und seine Aufgabe wahrnimmt. Kriterien dafür sind Sitzungsrhythmus, Beteiligung, Beschlussfähigkeit, protokollierte Geschäfte, Berichterstattung, Strukturen und Verfahren.

Die Mitglieder des obersten Leitungsorgans sind untereinander weder verheiratet, nahe verwandt* oder verschwägert, noch leben sie in einer dauerhaften Partnerschaft.

Wenn das oberste Leitungsorgan sich aus mindestens sieben Mitgliedern zusammensetzt, dürfen zwei von ihnen gemäss Absatz 2 persönlich verbunden sein.

Gehören dem obersten Leitungsorgan mehr als neun Mitglieder an, sorgt es für adäquate interne Entscheidungsstrukturen.

Die für die Wahrnehmung der Verantwortung erforderlichen Kompetenzen sind vorhanden. Es wird eine angemessene Diversität der Mitglieder des obersten Leitungsorgans angestrebt.

Eine ordentliche Amtsperiode beträgt maximal vier Jahre. Wiederwahl ist möglich. Das oberste Leitungsorgan sorgt rechtzeitig für die Erneuerung seiner Mitglieder.

*Als nahe verwandt gilt: Verwandtschaft ersten Grades (Eltern/Kinder), zweiten Grades (Geschwister / Grosseltern /Enkelkinder) und dritten Grades (Neffen /Nichten).

Was muss eingereicht werden? 
Deklaration, Jahresbericht, Statuten; falls vorhanden: Handelsregistereintrag wird geprüft

Wie wird der Standard geprüft? 
Die Anzahl unabhängiger Mitglieder muss gemäss dem Standard gegeben sein. Es wird individuell beurteilt, ob die wesentlichen Kompetenzen vorhanden sind. Situationsbedingt werden auch die angestrebte Heterogenität, die Erneuerung der Mitglieder und die Entscheidungsstrukturen beurteilt.

Mitglieder des obersten Leitungsorgans legen ihre für die Tätigkeit der Organisation relevanten Interessenbindungen im Jahresbericht oder auf der Webseite der Organisation offen.

Kollidieren Interessen der Organisation mit Interessen von Mitgliedern des obersten Leitungsorgans oder ihnen nahe stehenden Personen, so werden diese gegenüber dem obersten Leitungsorgan offengelegt. In diesem Fall tritt das betreffende Mitglied in den Ausstand.

Mitglieder des obersten Leitungsorgans müssen in den Ausstand treten, wenn sie oder eine ihnen nahe­stehende natürliche oder juristische Person bei einem Geschäft beteiligt sind.

Geschäfte der Organisation mit Mitgliedern des obersten Leitungsorgans oder ihnen nahestehenden Personen sind höchstens zu gleichen Bedingungen wie für Dritte abzuschliessen.

Wesentliche Transaktionen mit nahestehenden Personen* der Organisation sind im Anhang der Jahresrechnung offengelegt.

* Für die Definition von nahestehenden Personen gilt Swiss GAAP FER 15. In Ergänzung dazu gelten gemäss den Erläuterungen zu Swiss GAAP FER 21 als nahestehende Person von gemeinnützigen NPOs auch Organisationen, die einen mit der gemeinnützigen NPO koordinierten Zweck verfolgen. Beispiele nahestehender Personen von gemeinnützigen NPOs sind: Aktuelle und ehemalige Mitglieder des obersten Leitungsorgans (z.  B. Vorstand, Stiftungsrat) und der Geschäftsleitung; Organisationen, die von Mitgliedern des obersten Leitungsorgans kontrolliert werden; Organisationen, bei denen die gemeinnützige Non-Profit-Organisation einen bedeutenden Einfluss ausübt (z.  B. durch Vertretung im obersten Leitungsorgan); Mitglieder, Gönner, Stifter der Organisation, die einen bedeutenden Einfluss ausüben; Förderverein der gemeinnützigen Non-Profit-Organisation; Organisationen, mit denen ein gemeinsamer Marktauftritt besteht. Nicht als nahestehend gelten einzelne Projektpartner, sofern nicht weitere Gründe auf einen massgeblichen Einfluss der gemeinnützigen NPO hinweisen.

Was muss eingereicht werden? 
Deklaration, Jahresbericht, Jahresrechnung, Website wird geprüft; situationsbedingt: Regelungen zum Umgang mit Interessenbindungen oder zur Vergabe von Aufträgen, Code of Conduct o.ä.

Wie wird der Standard geprüft? 
Der Standard ist grundsätzlich erfüllt, wenn es keine relevanten Interessenbindungen gibt. Falls es solche gibt, müssen sie gemäss dem Standard offengelegt sein und die Ausstandsregelungen eingehalten werden

Ein Mitglied des obersten Leitungsorgans darf nicht gleichzeitig als deren Geschäftsleiterin oder Geschäftsleiter amtieren oder Mitglied der Geschäftsleitung sein.

Ein Mitglied des obersten Leitungsorgans darf nicht mit dem Geschäftsleiter oder der Geschäftsleiterin verheiratet, nahe verwandt oder verschwägert sein und auch nicht mit dieser/diesem in einer dauerhaften Partnerschaft leben.

Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter darf im obersten Leitungsorgan nur mit beratender Stimme mitwirken.

Angestellte der Organisation dürfen – mit Ausnahme einer allfälligen Vertretung des Personals – nicht Mitglied im obersten Leitungsorgan sein.

Die funktionelle Trennung zwischen dem obersten Leitungsorgan als strategisches Führungs- und Aufsichtsorgan und der operativen Geschäftsführung ist durch eine klare Definition von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten schriftlich zu regeln.

Auf eine personelle Gewaltentrennung kann verzichtet werden, wenn die Organisation keine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt und wenn die operativen Aufgaben von den ehrenamtlich tätigen Mitgliedern des obersten Leitungsorgans so wahrgenommen werden, dass eine funktionelle Trennung gegeben ist.

Was muss eingereicht werden? 
Deklaration, Jahresbericht, Statuten; falls vorhanden: Regelungen zur Zuständigkeit der Organe (z.B. Geschäftsreglement, Kompetenzordnung, Stellenbeschreibungen etc.), Handelsregistereintrag wird geprüft.

Wie wird der Standard geprüft? 
Die personelle Unabhängigkeit muss gemäss dem Standard gegeben sein und die funktionelle Trennung der Organisation angemessen schriftlich geregelt sein. Bei Organisationen ohne MitarbeiterInnen wird die funktionelle Trennung individuell beurteilt. Kriterien dafür sind Verteilung der Aufgaben und Entscheidungskompetenzen sowie Kontrolle unter den Mitgliedern des obersten Leitungsorgans.

Das oberste Leitungsorgan sorgt für eine angemessene interne Kontrolle und ein adäquates Risikomanagement in Bezug auf

• das Erreichen der strategischen Ziele der Organisation
• die wirkungsorientierte und effiziente Leistungserbringung
• die transparente und wahrheitsgetreue Berichterstattung, Rechnungslegung und Kommunikation
• die Einhaltung von Gesetzen, Normen und Werten der Organisation (Compliance)
• die Prävention und Bekämpfung von Korruption

Die Organisation setzt unter anderem die folgenden Kontrollen ein:

• Es gilt generell kollektive Zeichnungsberechtigung für rechtlich bindende Geschäfte.
• Es gilt generell kollektive Zeichnungsberechtigung im Zahlungsverkehr.
• Ausnahmen mit Einzelunterschrift sind schriftlich zu regeln und angemessen zu begrenzen.
• Es gibt eine angemessene Trennung der Funktionen.

Was muss eingereicht werden? 
Sitzungsprotokolle der letzten zwei Jahre, Regelung zur Zeichnungsberechtigung oder Deklaration dazu; falls vorhanden: Dokumentation zur internen Kontrolle (z.B. IKS, Risikomanagement, Compliance), Kompetenzordnung, Unterlagen zu weiteren Zertifizierungen (VMI, ISO,…)

Wie wird der Standard geprüft? 
Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass bei grossen Organisationen (> CHF 10 Mio. Bilanzsumme / > CHF 20 Mio. Umsatz / > 50 FTE) das oberste Leitungsorgan für ein angemessenes Kontrollumfeld, zweckmässige Kontrollinstrumente und ein adäquates Risikomanagement zu sorgen hat. Bei kleineren Organisationen kann das oberste Leitungsorgan die Kontrolle über die Tätigkeit auch direkt selber wahrnehmen. Die Regelung der Zeichnungsberechtigungen muss dem Standard entsprechen.

Für ordentliche Aufgaben von Mitgliedern des obersten Leitungsorgans als strategisches Führungs- und Auf­sichtsorgan gilt:

• Mitglieder des obersten Leitungsorgans stehen – mit Ausnahme einer allfälligen Vertretung des Personals – in keinem arbeitsrechtlich entlöhnten Verhältnis zur Organisation.
• Für besondere zeitliche Belastungen können moderate Vergütungen an die Mitglieder des obersten Leitungs­organs ausgerichtet werden.
• Effektive Spesen können zurückerstattet oder mit einer angemessenen Pauschale vergütet werden.
• Die Höhe von allfälligen Vergütungen muss dem gemeinnützigen Charakter und der Grösse der Organisation Rechnung tragen.
• Beurteilt wird die Höhe der Summe aller Vergütungen. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Form diese entrichtet wurde ( z. B. als Stunden-, Tages- oder andere Sätze, als Amts-, Jahres-, Sitzungs-, Spesen- oder andere Pauschalen ). Die Rückerstattung von belegten Auslagen, die nicht durch Pauschalspesen abgedeckt sind, zählt nicht zu den Vergütungen.
• Allfällige Vergütungen sind sachlich nachvollziehbar und transparent durch Beschluss des obersten Leitungsorgans festzulegen.

Mitglieder des obersten Leitungsorgans können unter folgenden Voraussetzungen andere, entschädigte Auf­gaben in Form eines Auftrags/Mandats übernehmen:

• Das oberste Leitungsorgan wahrt seine Aufsichtspflicht.
• Die Gewaltentrennung zwischen dem strategischen Führungs- und Aufsichtsorgan und der operativen Geschäftstätigkeit bleibt gewährleistet oder es handelt sich um eine ausserordentliche, zeitlich ­befristete Aufgabe.
• Aufgabe, Dauer und Vergütung sind durch Beschluss des obersten Leitungsorgans festzulegen.
• Die Vergütung darf nicht höher sein als in der beauftragten Branche üblich.

Die Gesamtvergütung von Abs. 2) und Abs. 3) schliesst sämtliche durch die Organisation entrichteten Vergütungen ein. Sie muss dem gemeinnützigen Charakter und der Grösse der Organisation sowie der zeitlichen Belastung angemessen sein.

Für Angestellte und für die Geschäftsleitung gilt: Die Vergütungen sind den Anforderungen, der Qualifikation, der Verantwortung und der Arbeitsleistung angemessen. Die Löhne für die Mitglieder der Geschäftsleitung orientieren sich zudem an den Ansätzen in anderen, ähnlichen gemeinnützigen Organisationen.

Die entrichteten Gesamtvergütungen an die Mitglieder des obersten Leitungsorgans sowie an die Mitglieder der Geschäftsleitung müssen gemäss den Bestimmungen von Swiss GAAP FER 21 im Anhang der Jahresrechnung je summarisch offengelegt werden.

Entrichtete Vergütungen an die Präsidentin oder an den Präsidenten müssen zusätzlich gesondert ausgewiesen werden.

Aufträge/Mandate an Mitglieder des obersten Leitungsorgans müssen gemäss den Bestimmungen von Swiss GAAP FER 21 als Transaktion mit nahestehenden Personen im Anhang der Jahresrechnung ausgewiesen werden.

Gegenüber der Zewo müssen die individuellen Vergütungen an die Mitglieder des obersten Leitungsorgans sowie die Vergütungen an den Geschäftsleiter oder die Geschäftsleiterin einzeln offen gelegt werden.

Die Zewo empfiehlt, im Zusammenhang mit der Bemessung von Vergütungen des Präsidiums oder der Geschäftsleitung, z.B. bei der Neubesetzung von Positionen oder bei der Überarbeitung von Vergütungsreglementen, vorgängig den Zewo-Vergütungsrechner zu konsultieren. Dieser basiert auf der jeweils aktuellen Vergütungsstudie der Zewo. Sie wendet ihn an, um zu prüfen, ob Standard 8 eingehalten ist.

Was muss eingereicht werden? 
Deklaration der Vergütungen und Spesen an Mitglieder des obersten Leitungsorgans, Deklaration der Vergütung an den/die Geschäftsleiter/in, Beschlüsse des obersten Leitungsorgans betreffend Vergütungen und allfällige Aufträge/Mandate.

Wie wird der Standard geprüft?
Vergütungen für Mitglieder des obersten Leitungsorgans und für den/die Geschäftsleiter/in werden als angemessen beurteilt, wenn Sie innerhalb der Bandbreiten* für vergleichbare Funktionen in anderen zertifizierten Organisationen** liegen. Aufträge/Mandate müssen gemäss dem Standards erteilt, abgeschlossen und offen gelegt werden. Die Vergütungen müssen gemäss dem Standard fest- und offen gelegt sein. Bei sehr hohen Gesamtvergütungen (für ordentliche Tätigkeit und Mandate), wird diese im Einzelfall beurteilt.

* Die Bandbreiten werden anhand von periodischen Erhebungen bei Organisationen mit Zewo-Gütesiegel und unter Berücksichtigung der relevanten wissenschaftlich nachweisbaren Erklärungsfaktoren festgelegt (Vergütungsstudie/Lohnrechner).

**Gibt es in begründeten Ausnahmefällen keine vergleichbaren Funktionen in anderen zertifizierten Organisationen, so kann die Beurteilung anhand von ähnlichen Funktionen in vergleichbar grossen Organisationen des Service public an einem ähnlichen Standort erfolgen. Der Vergleich ist durch die Organisation zu erbringen und muss für die Zewo nachvollziehbar sein.

• Vergütungen: Wie viel verdienen Vorstand, Stiftungsrat und Geschäftsleitung in Schweizer Hilfswerken?

Der Anteil für Projekte und Dienstleistungen am Gesamtaufwand der Organisation liegt innerhalb der Bandbreite für vergleichbare Organisationen* und beträgt mindestens 65%. Das heisst, der Anteil für die Administ­ration und die Mittelbeschaffung beträgt max. 35%.

Der Anteil für Fundraising und Werbung am Gesamtaufwand der Organisation liegt innerhalb der Bandbreite für vergleichbare Organisationen* und beträgt maximal 25%.

* Die im konkreten Fall relevanten Grenzwerte basieren auf der jeweils aktuellen Zewo-Kennzahlenstudie. Die Zewo wendet ihren auf dieser Grundlage entwickelten Kostenrechner an, um zu prüfen, ob Standard 9 eingehalten ist.

Was muss eingereicht werden? 
 Jahresrechnung mit Kennzahlen nach Zewo-Methodik oder Deklaration

Wie wird der Standard geprüft? 
Es wird beurteilt, ob die deklarierten Kennzahlen im Wesentlichen der Zewo-Methodik entsprechen. Insbesondere müssen Umlagen auf Projekte und Dienstleistungen nachvollziehbar sein. Die beiden Kennzahlen werden im Einzelfall anhand der Grenzwerte für vergleichbare Organisationen beurteilt. Dabei werden die Kriterien Grösse, Struktur und Finanzierung der Organisation berücksichtigt. Wird die Kennzahl durch besondere, nachvollziehbare Faktoren verzerrt (z.B. Freiwilligenarbeit), muss dies als Ausnahme betrachtet werden. Der Anteil Fundraising und Werbung im Verhältnis zu den Spendeneinnahmen wird orientierungshalber beurteilt, ist aber nicht Teil des Standards.

• Die Zewo-Methode – Aufwand  berechnen für Projekte oder Dienstleistungen, Mittelbeschaffung und Administration
• Kennzahlen & Benchmarks für Hilfswerke: Orientierungsgrössen zur Beurteilung und Steuerung von NPOs

Die Organisation setzt sich laufend mit der Wirkung ihrer Kerntätigkeit auseinander. Sie definiert dazu Ziele. Diese werden regelmässig überprüft. Die entsprechenden Verantwortlichkeiten sind klar.

Zur Überprüfung des wirkungsorientierten Handelns dienen folgende Fragestellungen:

• Was wollen wir als Organisation erreichen?
• Mit welchen Strategien wollen wir diese Ziele erreichen?
• Welche Mittel und Fähigkeiten haben wir, um diese Strategien umzusetzen?
• Wie wissen wir, ob wir Fortschritte machen?
• Was haben wir bisher erreicht und was noch nicht?

Die Organisation integriert das Thema Wirkung in geeigneter Form in die öffentliche Berichterstattung.

Was muss eingereicht werden? 
Schriftlich formulierte Wirkungsziele auf Organisations- und/oder Dienstleistungs- bzw. Projektebene, Jahresbericht und/oder andere Berichte mit relevanten Informationen; nach Bedarf: Erläuterungen zu Ablauf und Verantwortlichkeiten bei der Erarbeitung und Überprüfung von Wirkungszielen.

Wie wird der Standard geprüft? 
Der Standard ist im Wesentlichen erfüllt, wenn die Organisation Wirkungsziele definiert hat und in der öffentlichen Berichterstattung über das Thema Wirkung berichtet. Darüber hinaus wird die Wirkungsorientierung der Organisation individuell eingeschätzt.

Die Organisation verfügt über angemessene Reserven.

Die Organisation ist nicht überschuldet, das Organisationskapital ist positiv.

Das Organisationskapital, ohne das Fondskapital, deckt den Gesamtaufwand der Organisation für mindestens drei und höchstens 18 Monate. Liegt das Organisationskapital ausserhalb dieser Bandbreiten, definiert die Organisation Reserveziele, die aus ihrer Sicht der Situation angemessen sind. Sie begründet diese und leitet bei Bedarf geeignete Massnahmen ein, um diese Ziele zu erreichen.

Das Organisations- plus Fondskapital deckt den Gesamtaufwand der Organisation für mindestens drei und höchstens 24 Monate. Liegen das Organisationskapital plus Fondskapital ausserhalb dieser Bandbreite, definiert die Organisation Reserveziele, die aus ihrer Sicht der Situation angemessen sind. Sie begründet diese und leitet bei Bedarf geeignete Massnahmen ein, um diese Ziele zu erreichen.

Liegt mindestens eine der beiden Kennzahlen über der oberen Bandbreite, wird berücksichtigt, ob die Organisation über betrieblich genutzte Immobilien oder betriebsnotwendige Sachanlagen verfügt. Ist dies der Fall, können diese je nach Finanzierung vom Organisations- oder Fondskapital abgezogen werden. Liegen die Kennzahlen danach innerhalb der Bandbreiten gemäss Absatz 4, muss die Organisation keine Reserveziele definieren.

Was muss eingereicht werden? 
Jahresrechnung; bei Bedarf: Beschreibung der Reservenziele und diesbezüglichen Massnahmen

Wie wird der Standard geprüft? 
Der Standard ist erfüllt, wenn die beiden Kennzahlen innerhalb der Bandbreiten gemäss Standard liegen. Ansonsten muss die Organisation Reservenziele definiert haben. Liegt eine der beiden Kennzahlen über der oberen Bandbreite, wird berücksichtigt, ob die Organisation über betrieblich genutzte Immobilien oder betriebsnotwendige Sachanlagen verfügt. Ist dies der Fall, können diese je nach Finanzierung vom Organisations- oder Fondskapital abgezogen werden. Liegen die Kennzahlen danach innerhalb den Bandbreiten gemäss Standard 11, muss die Organisation keine Reserveziele definieren. Die Organisation darf nicht überschuldet sein.

• Kennzahlen & Benchmarks für Hilfswerke: Orientierungsgrössen zur Beurteilung und Steuerung von NPOs

Die Organisation informiert in der jährlichen Berichterstattung über ihre gesamte Tätigkeit. Die jährliche Berichterstattung umfasst einen Jahresbericht mit einem Teil zur erbrachten Leistung sowie die revidierte Jahresrechnung nach Swiss GAAP FER, unter besonderer Berücksichtigung von Swiss GAAP FER 21.

Der Jahresbericht und die revidierte Jahresrechnung müssen innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt, dem zuständigen Organ zur Abnahme vorgelegt und veröffentlicht werden. Kann diese Frist ausnahmsweise nicht eingehalten werden, kann die Zewo in schriftlich begründeten Fällen unter Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben eine Fristverlängerung gewähren.

Die jährliche Berichterstattung kann in rein digitaler Form als Textdokument, z.B. PDF, erstellt werden. Die Organisation bietet die jährliche Berichterstattung (Jahresbericht und den Revisionsbericht mit der vollständigen revidierten Jahresrechnung nach Swiss GAAP FER) frei zugänglich und leicht auffindbar zum Herunterladen auf ihrer Webseite an.

Wenn im Jahresbericht gut sichtbar darauf hingewiesen wird, dass die vollständige revidierte Jahresrechnung auf der Webseite veröffentlicht ist, können der Jahresbericht und die vollständige revidierte Jahresrechnung in zwei separaten Dokumenten publiziert werden. Dieser Hinweis ist auch dann nötig, wenn lediglich Zusammenfassungen oder Auszüge der revidierten Jahresrechnung, wie z.B. die Bilanz und die Betriebsrechnung in den Jahresbericht integriert werden.

Im Jahresbericht und auf der Webseite müssen mindestens folgende Angaben enthalten sein:

• Zweck und Ziel der Organisation
• Mitglieder des obersten Leitungsorgans
• Mitglieder der Geschäftsleitung
• eine Zusammenfassung der in der Berichtsperiode erbrachten Leistungen (Jahresbericht) / eine Übersicht der Tätigkeitsfelder (Webseite)
• Aussagen zum Thema Wirkung gemäss Standard 10

Was muss eingereicht werden? 
Jahresbericht, Jahresrechnung; falls vorhanden: weitere Bestandteile der jährlichen Berichterstattung

Wie wird der Standard geprüft? 
Die jährliche Berichterstattung muss die Anforderungen des Standards erfüllen und auf der Website veröffentlicht werden. Der Teil zu den erbrachten Leistungen muss die Anforderungen von Swiss GAAP FER 21, Ziffer 26-28 (inhaltliche Anforderungen) und 48-49 (qualitative Anforderungen) erfüllen.

Die Organisation erstellt ihre Jahresrechnung nach dem Rechnungslegungsstandard Swiss GAAP FER und wendet Swiss GAAP FER 21 – Rechnungslegung für gemeinnützige Non-Profit-Organisationen – an.

Der Fundraising- und allgemeine Werbeaufwand sowie der administrative Aufwand werden nach der von der Zewo veröffentlichten Methode berechnet und ausgewiesen.

Was muss eingereicht werden? 
Revisionsbericht mit revidierter Jahresrechnung, Umfassender Bericht der Revisionsstelle bei ordentlicher Revision; falls vorhanden: Managementletter der Revisionsstelle

Wie wird der Standard geprüft? 
Grundsätzlich hat die Revisionsstelle der Organisation die Aufgabe zu prüfen und zu bestätigen, dass die Jahresrechnung gemäss den relevanten Bestimmungen von Swiss GAAP FER erstellt wurde.

Gemeinnützige Nonprofit-Organisationen, welche zwei der Grössenkriterien von FER 1, Ziffer 2 (Bilanzsumme von zehn Millionen Franken, Jahresumsatz von 20 Millionen Franken, 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt) in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschreiten, haben das Rahmenkonzept, Swiss GAAP FER 21, die Kern-FER (Swiss GAAP FER 1 bis 6) und die weiteren Swiss GAAP FER (Swiss GAAP FER 10 bis 28) anzuwenden. Kleinere Organisationen haben mindestens das Rahmenkonzept, Swiss GAAP FER 21 und die Kern-FER (Swiss GAAP FER 1 bis Swiss GAAP FER 6) anzuwenden. Handelt es sich um eine konsolidierungspflichtige Organisation, ist zusätzlich Swiss GAAP FER 30 anzuwenden.

Die Zewo prüft, dass es keine wesentlichen Abweichungen davon gibt. Wichtige Bestimmungen von Swiss GAAP FER und FER 21 sind namentlich: Klarheit der Rechnungslegung, Aussagekraft und Transparenz für Spender/-innen, Konsolidierung von beherrschten Organisationen, Ausweis und Verbuchung von zweckgebundenen Spenden, Offenlegung der relevanten Informationen im Anhang.

Die Zewo-Methode – Aufwand berechnen für Projekte oder Dienstleistungen, Mittelbeschaffung und Administration

Swiss GAAP FER (Fachempfehlungen zur Rechnungslegung)

• Q&A Rechnungslegung Revision
• Musterberichte

Merkblatt zu Zewo-Standard 13 und Swiss GAAP FER 21

Die Organisationen halten sich an das anwendbare Datenschutzgesetz. Insbesondere kennen sie ihre Informations- sowie Dokumentationspflichten und wahren die Rechte der betroffenen Personen. Die Sammlung von Personendaten erfolgt nur, wenn diese für die Zwecke der Organisation notwendig sind, und sparsam im dafür nötigen Ausmass.

Die Organisationen dürfen gesammelte Daten und Adressen von natürlichen Personen, insbesondere von Spenderinnen und Spendern, aber auch von anderen Personengruppen, wie z.B. Mitglieder, Mitarbeitende, Ehrenamtliche, Leistungsempfängerinnen und Leistungsempfänger, Angehörige, interessierte Personen oder weitere im Sinne des Datenschutzgesetzes betroffene Personen, weder verkaufen noch vermieten oder tauschen. Sie dürfen unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen neue Adressen von Adressvermittlungsfirmen nutzen. In diesem Fall stellen sie sicher, dass die betroffene Person spätestens einen Monat nach Erhalt angemessen darüber informiert wird, beispielsweise indem sie auf die Datenschutzerklärung verweisen.

Wünschen Personen, dass sie nicht mehr oder weniger oft kontaktiert werden, tragen die Spenden sammelnden Organisationen diesem Wunsch Rechnung. Sie setzen ihn schnell und ohne Hindernisse um. Dies gilt soweit möglich auch vor personalisierten Erstkontakten (z.B. Berücksichtigung der Robinsonliste des Schweizer Dialogmarketing Verbands).

Spenden sammelnde Organisationen verfügen über eine klare, gut sichtbare, einfach aufrufbare und aktuelle Datenschutzerklärung auf ihrer Webseite. Die Datenschutzerklärung entspricht den gesetzlichen Vorgaben. Sie informiert insbesondere darüber, welche Personendaten zu welchen Zwecken beschafft und bearbeitet werden. Zudem nennt die Datenschutzerklärung den Namen der Spenden sammelnden Organisation sowie eine Kontaktadresse, an die sich betroffene Personen für datenschutzrechtliche Belange wenden können. Die Datenschutzerklärung regelt ausserdem die allfällige Bekanntgabe von personenbezogenen Daten ins Ausland und die Rechte der gemäss Gesetz betroffenen Personen.

Die Organisationen treffen geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um die Sicherheit von Personendaten zu gewährleisten. Diese Massnahmen betreffen insbesondere die Speicherung der Daten, den Zugang zu den Daten sowie das unbefugte Löschen von Daten. Sollte die Datensicherheit verletzt werden, nimmt die betroffene Organisation ihre Melde- und Informationsplichten wahr.

Die Organisationen gewährleisten die sichere und adäquate Bearbeitung ihrer Daten durch Dritte. Sie tun dies vor allem, indem sie Auftragnehmende, die Daten verarbeiten, sorgfältig auswählen und instruieren. Sie gehen Verträge ein, welche die Datenverarbeitung regeln. Zudem überprüfen sie die technischen und organisatorischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit von bearbeitenden Dritten.

Was muss eingereicht werden? 
Datenschutzerklärung auf Website, Deklaration

Wie wird der Standard geprüft? 
Der Standard ist erfüllt, sofern keine Verstösse dagegen erkennbar sind. Beschwerden oder Hinweise von Dritten auf mögliche Verstösse zum Standard werden geprüft. Die Datenschutzerklärung muss auf der Webseite verfügbar sein.

• Umsetzungshilfe der Stiftung Zewo

Für Organisationen, die im Fundraising und in der Kommunikation mit Dritten zusammenarbeiten, gelten folgende Regeln:

• Die gemeinnützige Organisation bestimmt selbst, wie sie ihre Tätigkeit in der Öffentlichkeit darstellen will. Die Verantwortung für eine Aktion kann nicht abgetreten werden. Die gemeinnützige Organisation ist dafür verantwortlich, dass ihre Partner die für das Fundraising und die Kommunikation bedeutsamen Anforderungen der Zewo ebenfalls einhalten.
• Alle relevanten Daten, insbesondere aber die Adressdaten von Spenderinnen und Spendern, bleiben im alleinigen Eigentum der gemeinnützigen Organisation. Sie dürfen nicht an Dritte abgetreten werden. Dies muss in den jeweiligen Verträgen explizit festgehalten werden.
• Die Verfügungsberechtigung über die für die Sammlung verwendeten Post- oder Bankkonten muss immer und exklusiv bei der gemeinnützigen Organisation bleiben.
• Die Entschädigung von beauftragten Fundraiserinnen und Fundraisern orientiert sich grundsätzlich am geleisteten Aufwand. Spenden sammelnde Organisationen zahlen keine Provisionen in einem prozentualen Verhältnis zu den eingeworbenen Spenden. Sie schliessen keine Vereinbarungen ab, bei denen die Spenden bei den Dritten bleiben, sobald das Spendenziel der gemeinnützigen Organisation erreicht ist. Werden im Zusammenhang mit Grossspenden Erfolgsbeteiligungen vereinbart, sind diese den Geldgebern gegenüber ohne Aufforderung offenzulegen.
• Für die Angestellten der Partnerfirma gilt, dass der überwiegende Teil des Lohns nicht erfolgsabhängig sein darf.
• Spenden sammelnde Organisationen akzeptieren keine Vorausfinanzierung durch ihre Auftragnehmenden.
• Haben Vertragspartner Einsicht in die Responsedaten, muss der externe Partner vertraglich verpflichtet werden, solche Daten nur im Rahmen des Auftrags zu verarbeiten (keine Markierung /«Impfung»).

Was muss eingereicht werden? 
Verträge mit externen Fundraisern, Deklaration

Wie wird der Standard geprüft? 
Die vertraglichen Vereinbarungen mit externen Fundraisern müssen dem Standard entsprechen. Beschwerden oder Hinweise von Dritten auf mögliche Verstösse zum Standard werden geprüft.

Zum Eintrag verpflichtet sind Organisationen, die regelmässig nationale oder überregionale* Sammlungen zur Gewinnung von neuen Spenderinnen und Spendern, Gönnerinnen und Gönnern oder Mitgliedern durchführen, sofern sie in den letzten 2 Jahren jeweils mehr als 5 Millionen Franken Spenden** eingenommen haben.

Jede Organisation bestimmt die Anzahl und Dauer ihrer Sammlungen selbst. Sie ist verpflichtet, diese innerhalb der vorgegebenen Fristen der Zewo zu melden und sich an die gemeldeten Termine zu halten. Die Zewo trägt die Termine zeitnah in einen übersichtlichen Kalender ein und stellt sicher, dass diese den anderen teilnehmenden Organisationen ersichtlich sind.

Die Zewo erstellt jährlich eine Übersicht zu den Bewilligungsverfahren und Informationspflichten pro Kanton. Sie stellt diese den im Kalender eingetragenen Organisationen zu und informiert die Kantone über die definitiv im Kalender eingetragenen Sammlungen. Mittels der unterzeichneten Vollmacht der Organisationen holt die Zewo die kantonalen Bewilligungen bei den Behörden für die im Kalender eingetragenen Sammlungen ein.

Folgende Sammlungen sind ohne Eintrag im Kalender möglich:

• Adressierte Mailings unter 150 000 Fremdadressen pro Quartal.
• Streuwürfe unter 250 000 Haushalte pro Quartal.
• Spendenbriefe, die sich ausschliesslich an Mitglieder oder an bestehende Spenderinnen und Spender der Organisation richten.
• Spendenbriefe und Streuwürfe bei in- oder ausländischen Katastrophen.
• Sammlungen per E-Mail.
• Spendenwerbung in Printmedien, Radio, Fernsehen, online sowie auf Social-Media-Kanälen.
• Strassensammlungen und Standaktionen an weniger als 10 Standorten gleichzeitig.
• Haustürsammlungen, solange durch dieselbe Organisation die gleiche Adresse als maximal einmal im Jahr besucht wird.
• Sammlung von Naturalien (z. B. Altpapier oder Kleider).

* Um zu bestimmen, ob eine Sammlung überregional ist, kann die ständige Wohnbevölkerung per 31.12.2011 in den sieben Grossregionen der Schweiz gemäss Bundesamt für Statistik (BFS) als Anhaltspunkt herangezogen werden:
    1. Region Genfersee: Kantone Genf, Waadt und Wallis 1,50 Mio.
    2. Espace Mittelland: Kantone Bern, Solothurn, Freiburg, Neuenburg und Jura 1,77 Mio.
    3. Nordwestschweiz: Kantone Basel, Aargau 1,08 Mio.
    4. Zürich: Kanton Zürich 1,39 Mio.
    5. Ostschweiz: Kantone St. Gallen, Thurgau, Appenzell, Glarus, Schaffhausen, Graubünden 1,11 Mio.
    6. Zentralschweiz: Kantone Uri, Schwyz, Obwalden, Nidwalden, Luzern, Zug 0,76 Mio.
    7. Tessin: Kanton Tessin 0,34 Mio.
    Diese Gebiete umfassen immer ganze Kantone und entsprechen somit nur teilweise den tatsächlichen Verhältnissen. Sie zeigen aber die Grössenordnung auf. Gewisse geographische Abweichungen sind möglich.

**    Gemäss Zewo-Spendenstatistik zählen folgende Einnahmen zu den Spenden: Einzelspenden, Mitglieder- und Gönnerbeiträge, Patenschaften, Anlässe, Legate, Spenden von Institutionen (z. B. NPOs, Firmen, Kirchen, Kantone, Gemeinden) sowie weitere und nicht zuordenbare Spenden. Im Rahmen des Prüfverfahrens wird jeweils der Einzelfall beurteilt.

Was muss eingereicht werden? 
 Jahresrechnung; situationsbedingt: Anmeldeformular

Wie wird der Standard geprüft? 
Organisationen, die die Aufnahmebedingungen erfüllen, müssen sich für den Sammlungskalender anmelden und ihre Sammlungen gemäss dem Standard koordinieren. Beschwerden oder Hinweise von Dritten auf mögliche Verstösse zum Standard werden geprüft.