Änderungen Zewo-Standards per 1. Januar 2024

Der Zewo-Stiftungsrat hat die überarbeiteten Standards ab dem Geschäftsjahr 2024 in Kraft gesetzt. Zuvor erfolgte eine breit angelegte Vernehmlassung bei wichtigen Anspruchsgruppen. Insgesamt wurden über 200 Rückmeldungen ausgewertet und, wo es möglich war, berücksichtigt. Nachfolgend erfahren Sie, was sich ab 2024 für zertifizierte Organisationen – und solche, die es werden wollen – ändert.

Sammlungskalender: Freie Terminwahl

Eine im Vorfeld der Revision durchgeführte Spenderbefragung und die Diskussion mit Fundraisingverantwortlichen, die ihre Sammlungen im Kalender der Zewo koordinieren, ergab ein klares Bild: Die allgemeine Spendenwerbung von Hilfswerken, stört die Bevölkerung wenig, weder am Fernsehen noch auf Plakaten, in Zeitschriften und Zeitungen oder im Internet. Einschränkende Regeln sind deshalb nicht mehr nötig. Sensibel sind weiterhin Spendenwerbung mit direktem Kontakt zu Spenderinnen und Spender, zum Beispiel am Telefon, an der Haustüre oder auf der Strasse. Hilfswerke setzen diese Instrumente bereits heute mit der nötigen Zurückhaltung ein. So dass die Anzahl der Sammlungen für diese Art der Spendensammlungen nicht stärker reguliert werden muss.

Koordination und Planung von Direct-Marketing Massnahmen

Es bleibt also noch der Versand von adressierten Spendenbriefen und unadressierten Streuwürfen. Diese Art des Spendensammelns ist am weitesten verbreitet. Gleichzeitig stört es Spenderinnen und Spender, wenn sie zu viele Sammlungsaufrufe in ihrem Briefkasten haben. Eine Koordination der Termine macht deshalb weiterhin Sinn. Anders als bei Emails, können sich die Empfänger von Briefen nicht mit einem Klick vor zu viel Post schützen.

Keine Stammplätze mehr und keine Limitierung

Grosse Hilfswerke müssen weiterhin ihre Direct Mailings mit mehr als 150’000 Fremdadressen sowie unadressierte Streuwürfe an mehr als 250’000 Haushalte eintragen. Neu kann aber jede Organisation das Datum, die Dauer und die Anzahl der Sammlungen frei wählen. Es gibt keine Stammplätze und keine Begrenzung der Anzahl Sammlungen mehr. Für zertifizierte Organisationen, die insgesamt mehr als 5 Millionen Franken Spenden einnehmen, bleibt einzig die Pflicht bestehen, diese Sammlungen einzutragen und sich an die eingetragenen Termine zu halten. Damit wird der Kalender von einem Instrument der Regulierung zu einem Instrument der Planung von Direct Marketing Massnahmen.

Neuer Planungsprozess

Die Zewo moderiert diesen Planungsprozess und gewährleistet die Transparenz, welche die Hilfswerke zum Planen und Abstimmen ihrer Aktivitäten benötigen. Die betroffenen Hilfswerke erhalten eine Aufforderung sich innerhalb einer bestimmten Frist im Kalender einzutragen. Danach haben sie nochmals die Möglichkeit, ihre Termine innerhalb einer gewissen Frist zu verschieben. Anschliessend ist der Kalender definitiv und verpflichtend. Die Zewo wird anhand der im Kalender eingetragenen Sammlungen weiterhin die Bewilligungen bei den zuständigen kantonalen Behörden einholen und diese über die Sammlungen informieren. Sie tut dies auch für die bewilligungspflichtigen Strassen- und Haustürsammlungen, welche dazu ebenfalls in den Kalender eingetragen werden müssen.

Aus 4 wird 1

Der Sammlungskalender wird einfacher und übersichtlicher dargestellt. Statt drei thematisch gegliederte Kalender und einen Zusatzkalender gibt es neu nur noch einen Kalender. Erstmals wird der Kalender im Jahr 2024 für das Jahr 2025 nach dem neuen System erstellt.

Spendenwerbung: Tiefe Transaktionsgebühren sind im Interesse aller

Gebühren, die anfallen, um eine Spende an das Hilfswerk zu überweisen, können insbesondere bei digitalen Zahlungsmitteln ins Gewicht fallen. Nicht nur die Höhe der Gebühren steht in der Kritik. Auch deren prozentuale Abhängigkeit vom Spendenbetrag ist ein Problem. Dazu kommt die mangelnde Transparenz gegenüber Spenderinnen und Spendern. Sie erkennen bei der Wahl des Zahlungsmittels oft nicht, wie hoch die Gebühren sind, die es verursacht.

Eine Mehrheit der Hilfswerke, die an der Vernehmlassung teilgenommen haben, sprach sich dafür aus, die Gebühren transparent zu machen und prozentuale Gebühren mit einem Kostendeckel zu limitieren. Es gab aber auch nachvollziehbare Bedenken zu diesem Vorschlag. Vor allem die Durchsetzung im Markt, die Komplexität der Gebühren und der damit verbundene Aufwand, diese transparent zu machen erwiesen sich als Stolpersteine. Angesichts der Tatsache, dass bei einem Spendenvolumen von 2,5 Milliarden Franken 1 % mehr oder weniger Transaktionsgebühren 25 Millionen Franken entspricht, bleibt das Thema weiterhin relevant. Die Zewo hat sich deshalb für eine vereinfachte Variante entschieden, die den Hilfswerken bei der Umsetzung einen gewissen Spielraum lässt:

Hilfswerke, die zum Übermitteln einer Einzelspende, mehrere Zahlungsmittel anbieten, informieren in geeigneter Form, welches Zahlungsmittel die geringsten Überweisungs- und Verarbeitungskosten verursacht und verzichten nach Möglichkeit darauf, Zahlungsmittel einzusetzen, bei denen prozentuale Transaktionsgebühren anfallen, die gemessen am tatsächlichen Aufwand unverhältnismässig hoch sind.

So können sich Spenderinnen und Spender bei zertifizierten Hilfswerken informieren, welches Zahlungsmittel die geringsten Gebühren verursacht. Gleichzeitig haben die Hilfswerke den nötigen Spielraum, um der Transparenzregel nachzukommen. Sie können mehr oder weniger prominent auf das kostengünstigste Zahlungsmittel hinweisen oder für alle Zahlungsmittel die effektiven Gebühren offenlegen.

Good Practice für Direktkontakte und Geschenkbeilagen

Spendensammeln mit direktem Kontakt zu Spenderinnen und Spendern erfordert besondere Sorgfalt. Aus diesem Grund hebt der Standard 18 die qualitativen Aspekte mit einer entsprechenden Ergänzung hervor:

Spenden sammelnde Organisationen sind sich bewusst, dass Spendensammlungen mit Direktkontakt, z.B. am Telefon, per SMS, an der Haustüre und auf der Strasse, besonders sensitiveSammlungsinstrumente sind. Sie wählen deshalb ihre Partnerfirmen sowie Mitarbeitenden besonders sorgfältig aus, schulen sie umfassend und achten bei Direktkontakten im Fundraising auf ethische Grundsätze, wie beispielsweise Ehrlichkeit, Respekt und Integrität.

Über kleine Geschenke, die einem Spendenaufruf beiliegen, gibt es unterschiedliche Ansichten. Ein Teil der Hilfswerke verzichtet darauf, weil sich ihre Spenderinnen und Spender daran stören, es sich für sie nicht rechnet oder weil sie nicht dahinterstehen können. Andere setzen bewusst auf kleine Geschenke, weil sich ihre Spenderinnen und Spender darüber freuen und mehr spenden. Standard 18 nimmt das kontroverse Thema neu wie folgt auf:

Setzen Organisationen kleine Geschenkbeilagen zum Spendensammeln ein, so achten sie auf deren ökologische sowie soziale Nachhaltigkeit und analysieren periodisch den Effekt. Wünschen bestehende Spenderinnen und Spender keine Geschenkbeilagen, verzichtet die Organisation bei diesen Personen auf den Einsatz.

Freie und zweckgebundene Spenden klar und eindeutig unterscheiden

Die Art, wie ein Hilfswerk um Spenden bittet, bestimmt, ob es die Spende frei verwenden kann oder ob die Spende für einen bestimmten Zweck verwendet werden muss. Deshalb ist aus Sicht der Spendenden eine klare und eindeutige Formulierung im Spendenaufruf wichtig. Diese wirkt sich bis in die Buchhaltung und die Revision aus. Denn freie und zweckgebunden Spenden müssen in der Betriebsrechnung separat ausgewiesen werden. In der Bilanz und in der Rechnung über die Veränderung des Kapitals zählen zweckgebundene Spenden zum Fondskapital, während freie Spenden ins Organisationskapital gehören. Die verbreitete Meinung, dass der Aufwand für Administration und Fundraising aus freien Spenden gedeckt werden muss, während die zweckgebundenen Spenden ausschliesslich für Projekte eingesetzt werden müssen, stimmt jedoch nicht. All dies macht Standard 18 jetzt mit folgenden Passagen klar:

Will eine Organisation über die gesammelten Spendengelder frei im Rahmen des Organisationszwecks verfügen können, muss dies die beabsichtigte freie Verwendung aus dem Sammlungsaufruf klar und eindeutig erkennbar sein.

Zweckbestimmte Spenden werden separat erfasst und ausgewiesen sowie gemäss dem deklarierten Zweck verwendet. Sofern mit den Geldgebern nichts anderes vereinbart wurde, darf ein der Kostenstruktur der Organisation entsprechender Anteil für administrative Aufgaben und die Mittelbeschaffung verwendet werden.

Datenschutz: Neues Gesetz umsetzen

Die Anforderungen des Zewo-Standards zum Datenschutz tragen den neuen gesetzlichen Bestimmungen Rechnung. Der Wortlaut des bisherigen Standards wurde mit juristischer Beratung an das neue Datenschutzgesetz angepasst. Er verweist explizit auf das revidierte Datenschutzgesetz und hält wichtige Aspekte daraus fest, die insbesondere aus Sicht von Spenderinnen und Spendern sowie von Organisationen, die Spenden sammeln, wichtig sind.

Im Rahmen der Prüfung, wird sich die Zewo ein Bild davon machen, ob die zu zertifizierende Organisation weiss, was sie regeln und dokumentieren muss, und ob sie sich damit befasst hat. So prüft sie beispielsweise bei allen Organisationen,

• ob die Organisation über eine klare, gut sichtbare, einfach aufrufbare und aktuelle Datenschutzerklärung auf ihrer Webseite verfügt. Diese muss insbesondere darüber informieren, welche Personendaten zu welchen Zwecken beschafft und bearbeitet werden. Zudem nennt die Datenschutzerklärung den Namen der Spenden sammelnden Organisation sowie eine Kontaktadresse, an die sich betroffene Personen für datenschutzrechtliche Belange wenden können. Die Datenschutzerklärung regelt ausserdem die allfällige Bekanntgabe von personenbezogenen Daten ins Ausland und die Rechte der Betroffenen;
• wie die Organisation mit Auskunfts- oder Löschbegehren sowie mit allfälligen Datenpannen umgeht; ob die diesbezüglich die Verantwortlichkeiten klar sind und Überlegungen zum Prozess gemacht wurden.
• ob diesbezüglich die Verantwortlichkeiten klar sind und Überlegungen zum Prozess gemacht wurden.

Je nach Risikoprofil der Organisation prüft die Zewo weitere Aspekte, beispielsweise:

• ob Organisationen, die Personendaten durch Dritte bearbeiten lassen, dies in einem Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (AVV) geregelt haben. Davon betroffen sind etwa das Hosting, die Cloud-Sicherungen, die Lohnbuchhaltung sowie Analysen Anreicherungen oder Abgleiche von Personendaten durch Dritte. Aber auch die Bearbeitung von Personendaten durch Werbe- und Fundraising-Agenturen oder durch Lettershops sind zu regeln.
• ob Organisationen, die mehr als 250 Mitarbeitende beschäftigen, ein Verarbeitungsverzeichnis (Inventar) erstellt haben;
• ob Organisationen, die besonders schützenswerte Personendaten umfangreich bearbeiten, zusätzlich zum Verarbeitungsverzeichnis ein Bearbeitungsreglement haben. Zu den besonders schützenswerten Daten zählen etwa Gesundheitsdaten, Daten zur politischen Einstellung sowie zur religiösen oder weltanschaulichen Überzeugung, aber auch Informationen über die ethnische Herkunft oder die sexuelle Orientierung;
• ob Organisationen, die Profiling mit hohem Risiko durchführen, eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemacht haben und über ein Bearbeitungsreglement verfügen. Darin ist beispielsweise zu regeln, wann und wie eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person eingeholt wird. Profiling bedeutet, dass eine Bewertung automatisiert erfolgt und Aussagen über persönliche Aspekte hervorbringt, die sich auf eine natürliche Person beziehen. Ein Profiling mit hohem Risiko liegt vor, wenn durch Verknüpfung von Daten eine Beurteilung wesentlicher Aspekte der Persönlichkeit möglich ist.

Mit dem Inkrafttreten des revidierten Datenschutzgesetzes hat die Zewo zudem eine Umsetzungshilfe publiziert. Diese unterstützt die Hilfswerke dabei, die in ihrem Fall nötigen Massnahmen zu identifizieren, um das neue Gesetz umzusetzen.

Die bisher geltenden Regeln, wonach Personendaten weder verkauft noch vermietet oder getauscht werden dürfen und die Wünsche der Spendenden nach Löschung ihrer Daten oder nach weniger häufigen Kontakten, berücksichtig werden müssen, bleibt bestehen. Sie gelten soweit möglich auch vor personalisierten Erstkontakten indem beispielsweise Fremdadressen mit der Robinsonliste abgeglichen werden müssen.

Transparenz: Digitale Jahresberichterstattung

Neu kann die jährliche Berichterstattung als rein digitales Textdokument erstellt werden, zum Beispiel als PDF. Es ist jetzt möglich, den Jahresbericht und die vollständige revidierte Jahresrechnung in zwei separaten Dokumenten zu publizieren. Allerdings muss dann im Jahresbericht gut sichtbar darauf hingewiesen werden, dass die vollständige revidierte Jahresrechnung auf der Webseite veröffentlicht ist. Sie muss dort – ebenso wie der Jahresbericht – frei zugänglich und leicht auffindbar zum Herunterladen angeboten werden.

Der Standard hält nun auch explizit fest, dass der Jahresbericht innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt, dem zuständigen Organ zur Abnahme vorgelegt und veröffentlicht werden muss. Kann diese Frist ausnahmsweise nicht eingehalten werden, kann die Zewo in schriftlich begründeten Fällen unter Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, die für grosse Vereine und Stiftungen gelten, eine Fristverlängerung gewähren.

Zudem definiert der Standard, folgende Mindestinhalte, die im Jahresbericht und auf der Webseite enthalten sein müssen:

• Zweck und Ziel der Organisation;
• Mitglieder des obersten Leitungsorgans;
• Mitglieder der Geschäftsleitung;
• eine Zusammenfassung der in der Berichtsperiode erbrachten Leistungen (Jahresbericht) / eine Übersicht der Tätigkeitsfelder (Webseite);
• Aussagen zum Thema Wirkung gemäss Standard 10.

In folgenden Standards gibt es kleine Präzisierungen

Die Überarbeitung der Standards bot die Gelegenheit, den Wortlaut auf Klarheit der Formulierung zu prüfen. In einigen Standards gab es kleine Präzisierungen, die in der Regel aber nicht zu inhaltlichen Anpassungen führen, da der präzisierte Sachverhalt bereits in der Praxis verankert ist.

Neu wurde im Standard 1 ergänzt, dass die Zewo von allen zertifizierten Organisationen eine uneingeschränkte Steuerbefreiung wegen Gemeinnützigkeit verlangt. Faktisch war dies bereits bisher der Fall.

Zudem präzisiert der Standard, welche Sammelorganisationen sich zertifizieren lassen können. Dies hat keine Auswirkung auf die bereits zertifizierten Hilfsorganisationen. Mit der folgenden Formulierung grenzt der Standard Vergabe- und Förderorganisationen von Spenden- und Crowdfundingplattformen ab:

Vergabe- und Förderorganisationen sowie andere Institutionen, die Spenden sammeln, selbst gemeinnützige Organisationen sind und ihre Aktivitäten in Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen erbringen, können zertifiziert werden, sofern sie die erbrachte Leistung mitverantworten und kontrollieren.

Der Standard 8 weist nun explizit darauf hin, dass der Vorstand oder der Stiftungsrat unter gewissen Voraussetzungen moderat vergütet werden kann. Dies war bereits bisher der Fall, ging aber weniger explizit aus dem Wortlaut des Standards hervor. Zudem verweist der Standard jetzt auf den Vergütungsrechner der Zewo und empfiehlt Hilfswerken, diesen zu nutzen.

Der Standard 11 hält neu fest, dass Reservenziele, die ausserhalb der Bandbreiten liegen, begründet werden müssen. Bei Bedarf sind geeignete Massnahmen einzuleiten, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Weiter ermöglicht der Standard neu, die Kennzahlen, ohne betrieblich genutzte Immobilien oder betriebsnotwendige Sachanlagen zu berechnen. Dies wurde aufgrund der Erkenntnisse aus der letzten Kennzahlenstudie bei der Prüfung der Organisationen bereits bisher so gehandhabt.

Die Erläuterungen zu Standard 13, welche auf der Website der Zewo publiziert sind, wurden in Übereinstimmung mit den Bestimmungen von Swiss GAAP FER aktualisiert. Neu müssen Organisationen zusätzlich zu den gesamten FER-Bestimmungen auch Swiss GAAP FER 28 «Zuwendungen der öffentlichen Hand» berücksichtigen, sofern sie zwei der folgenden Grössenkriterien in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschreiten: Bilanzsumme 10 Millionen Franken, Jahresumsatz 20 Millionen Franken oder 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt.

Für Organisationen, die diese Grössenkriterien nicht überschreiten, ändert sich nichts. Sie müssen weiterhin lediglich das Rahmenkonzept, Swiss GAAP FER 21 und die Ker-FER 1 bis 6 anwenden. Handelt es sich um eine konsolidierungspflichtige Organisation, ist zusätzlich Swiss GAAP FER 30 anzuwenden.

Organisationen, die an zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen zwei der nachfolgenden drei Grössen nicht überschreiten: Bilanzsumme 2 Millionen Franken; Jahresumsatz, 1 Million Franken; 10 bezahlte Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt; können auf die Erstellung einer Geldflussrechnung verzichten.

Der Klarheit halber präzisiert Standard 16 nun, dass Organisationen, die einem heterogenen Dachverband angehören oder in einer losen Allianz zusammengeschlossen sind, nicht als Unterorganisationen im Sinne von Ziffer 2 gelten und eigenes Prüfverfahren durchlaufen müssen. In der Vergangenheit hatte sich gezeigt, dass die Standards diesbezüglich gewissen Interpretationsspielraum offenliessen.

Der Standard 17 besagt, dass Organisation, die Teil eines internationalen Netzwerkes sind, die Verantwortung für den Einsatz der ihr anvertrauten Mittel behalten nicht an den Hauptsitz oder an ein anderes Mitglied des internationalen Netzwerks abtreten können. Nun wurde ergänzend präzisiert, dass sie die Verantwortung auch nicht an eine lokale Partnerorganisation abgeben können.

Die neuen Standards sind seit 1. Januar 2024 in Kraft. Die Zewo wird diese bei den Prüfungen ab sofort berücksichtigen.