A partir du 30 juin 2020, vous pourrez recevoir les premières factures QR. Les destinataires de factures qui déclenchent leurs paiements à l’aide d’un support par logiciel et matériel sont invités à adapter ces derniers.
Il vaut la peine de se préparer tôt. Maintenant que les entreprises ont introduit ISO 20022 avec succès, le prochain défi sera celui de l’harmonisation du trafic des paiements: le remplacement des bulletins de versement actuels par la facture QR. Celle-ci pourra être envoyée, à partir du 30 juin 2020, par des émetteurs de factures à leurs clients. Les sociétés qui traitent leur facturation et le trafic des paiements avec un logiciel de comptabilité sont maintenant invitées à procéder à des ajustements. Ainsi, elles seront en mesure, suffisamment tôt, de recevoir et de payer les factures QR reçues.
Il y a beaucoup de choses à faire
Afin de pouvoir traiter automatiquement toutes les données de la facture QR et déclencher le paiement, des ajustements sont nécessaires au niveau des lecteurs et des plateformes de numérisation ainsi que des logiciels de créanciers et de paiement. En effet, les logiciels et le matériel utilisés aujourd’hui pour les bulletins de versement ne peuvent pas traiter les données fournies dans la facture QR sans intervention manuelle fastidieuse. Cela s’explique par le fait que la facture QR contient beaucoup plus d’informations que les bulletins de versement actuels.
L’information – clé du succès
Ce supplément d’information comporte des avantages. Ainsi par exemple, les communications telles que le numéro de TVA peuvent désormais également être transmises lors des virements avec références de paiement. Dans la procédure relative aux références, des indications telles que le nom et l’adresse du débiteur sont transmises intégralement au bénéficiaire du paiement et à sa banque. L’ensemble du processus de facture QR repose sur des informations de paiement structurées en continu. De quoi permettre un enregistrement et un traitement des paiements plus efficaces qu’auparavant. La condition préalable est que des numéros de compte basés sur l’IBAN soient utilisés partout. Cela simplifie le traitement mécanique et réduit considérablement le nombre d’erreurs de numérisation et d’écriture. Dans l’ensemble, le niveau d’automatisation est plus élevé et il y a moins de travail manuel et de questions. Ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent.
La gestion de trésorerie facilitée
La facture QR ne se contente pas de réduire la charge de travail administratif dans le trafic des paiements. De surcroît, elle permet aux sociétés de gérer leur trésorerie plus aisément. Selon l’offre bancaire, les entreprises ont le choix, en matière de gestion de la trésorerie, entre les écritures collectives, les relevés de compte de fin de journée ou les états de compte intrajournaliers. Demandez conseil à votre banque.
Se préparer à temps
Les émetteurs de factures pourront envoyer des factures QR à partir du 30 juin 2020. Les destinataires de factures doivent s’attendre à ce que bon nombre de leurs fournisseurs profitent de l’occasion pour optimiser leurs processus avec la QR-facture. Toute entreprise doit s’y préparer. L’effort requis pour la conversion dépend de la complexité des logiciels de créanciers et de paiement, ainsi que des lecteurs et des plateformes de numérisation. Il est donc essentiel que toutes les entreprises suisses, ainsi que leurs partenaires logiciels, examinent suffisamment tôt la nécessité de procéder à des adaptations internes. Ce n’est qu’ainsi que toutes les informations relatives aux paiements pourront être correctement affichées et traitées à partir de la mi-2020.
Correctement représenter les nouvelles procédures de référence
Les deux nouvelles procédures de référence peuvent être utilisées pour des besoins divers. Dans le Style Guide facture QR (voir à ce sujet le PDF en ligne) avec les prescriptions et recommandations de présentation pour la section de paiement avec Swiss QR Code et pour le récépissé, à partir de la page 17, des modèles de sections de paiement avec récépissé sont représentés dans les variantes d’application les plus courantes.
Jusqu’à l’arrêt des bulletins de versement courants, les sociétés pourront décider librement si elles désirent introduire la facture QR ou non. Une fois que l’infrastructure sera adaptée, l’intégralité du processus de facturation et de paiement sera nettement plus efficace. Les entreprises profiteront en outre d’options de gestion de trésorerie élargies.
Un lancement qui concerne toute la Suisse
La facture QR concerne la totalité des sociétés, des établissements étatiques et OBNL ainsi que toutes les consommatrices et tous les consommateurs. Les sociétés, éditeurs de logiciels et banques adapteront, dans les prochains mois, leurs interfaces à la facture QR. Les banques convertissent leurs infrastructures et actualisent le m-banking et l’e-banking. Les PME et les clients privés pourront, à partir du 30 juin 2020, effectuer leurs paiements sur le mode numérique, grâce à leur smartphone associé à leurs applications bancaires habituelles. Le niveau d’automatisation supérieur entraînera une diminution du nombre d’erreurs de virement. Pour les sociétés qui effectuent leur facturation manuellement, des solutions de marché avec lesquelles les factures QR pourront être établies en ligne et imprimées sur du papier blanc perforé à l’aide de l’imprimante seront introduites.
Un pas vers l’avenir numérique
Avec l’harmonisation du trafic des paiements, et le soutien actif de l’économie et de la société helvétiques, la place financière Suisse pose la première pierre de processus financiers entièrement numériques. La facture QR constitue un pont essentiel entre les univers du numérique et du papier. L’eBill franchit une étape supplémentaire. La facture électronique devient parfaitement numérique. Elle est supportée par toutes les banques et systématiquement perfectionnée pour afficher la dernière technicité. La facture QR et eBill sont des innovations suisses. De plus amples informations sont consultables sur www.paymentstandards.ch.
Beaucoup de soutien sur le marché
La facture QR se substitue au bulletin de versement introduit il y a plus de 100 ans. Les attentes sont donc grandes. Afin de satisfaire à toutes les exigences, la place financière Suisse a procédé, à l’automne dernier, à une procédure de consultation et sollicité l’avis de représentants de tous les acteurs du marché, ce qui a été très bien accueilli. Avec des entreprises clientes qui reçoivent de grosses factures ou qui ont un volume de factures élevé, des ateliers ou des entretiens qualitatifs ont été menés à bien, et des clients privés se sont penchés sur la facture QR lors d’un test des utilisateurs. Voir à ce sujet également le Zewoforum n° 2/2018. La facture QR est un progrès numérique. Elle est acceptée également par les destinataires de factures qui veulent payer au guichet de La Poste ou par courrier.