Aperçu des 21 normes Zewo condensé et clair

Le terme «utilité publique» se rapporte à l’activité d’une personne morale dont le siège se trouve en Suisse et qui fournit des prestations d’intérêt général. Sont considérées d’utilité publique au sens des normes Zewo les organisations à but non lucratif qui se consacrent à une ou plusieurs des tâches suivantes:

• tâches sociales
• tâches humanitaires
• tâches socioculturelles
• protection de l’environnement, des espèces ou des animaux

Ne sont pas considérées d’utilité publique les organisations

• dont l’objet principal est de fournir des avantages économiques à un cercle fermé de membres.
• dont le cercle des bénéficiaires dépend d’une appartenance politique, religieuse ou idéologique.
• qui poursuivent un but lucratif, à moins que les gains qu’elles réalisent ne servent statutairement à leur propre financement ou au financement d’organisations d’utilité publique poursuivant un but identique ou analogue
• qui consacrent l’essentiel de leur activité à la défense des intérêts économiques de tierces personnes qui n’ont aucun caractère d’utilité publique.
• qui n’ont pas été exonérées d’impôts par l’autorité fiscale cantonale compétente uniquement du fait de leur utilité publique ou de l’exercice de missions de service public.

Si l’organisation est fondée sur une orientation politique, religieuse ou idéologique, l’activité d’utilité publique doit être au premier plan.

Les prestataires spécialisés dans les organisations à but non lucratif, comme les agences de collecte de fonds, d’événementiel ou de communication, ne peuvent pas être certifiés.

Les organisations d’attribution et de soutien ainsi que d’autres institutions collectant des dons qui sont elles-mêmes des organisations à but non lucratif et qui exercent leurs activités d’utilité publique en coopération avec des organisations partenaires peuvent être certifiées dans la mesure où elles sont co-responsables de la prestation fournie et la contrôlent.

Que faut-il déposer?
Statuts, exonération d’impôts, rapport annuel, comptes annuels; si nécessaire: répartition des charges de projets entre prestation d’utilité publique et autre, description de prestations spécifiques.

Comment la norme est-elle contrôlée?
Généralement, la norme est respectée lorsque l’organisation a, selon les statuts, un but d’utilité publique conformément à la norme et que son activité effective concorde avec celui-ci. L’exonération de l’impôt cantonal sur les bénéfices et les capitaux et de l’impôt fédéral direct constitue également un indice important du caractère d’utilité publique d’une organisation. L’organisation doit avoir exercé cette activité d’utilité publique pendant deux ans au moins avant de pouvoir obtenir le label de qualité Zewo. En cas de doute, on évalue individuellement si l’organisation tombe sous le coup des critères d’exclusion décrits à l’al. 3. On évalue notamment s’il existe un lien majeur avec des personnes proches ou des tiers ayant des intérêts économiques. Si l’organisation est fondée sur une orientation politique*, religieuse ou idéologique et qu’on ne sait pas si l’activité d’utilité publique est au premier plan, on évalue si au moins 50% des charges de projets sont affectables aux activités d’utilité publique.

* Sont considérés comme une activité politique: l’application d’instruments de démocratie directe sous la forme d’initiatives, de référendums ou de pétitions, ainsi que leur lancement avec des collectes de signatures. Le soutien actif à une campagne de votation ou d’élection. Le travail de lobbying dans le cadre de l’application indiquée des instruments de démocratie directe et des droits politiques. Les charges associées à des campagnes thématiques ne sont pas définies comme une activité politique tant que celles-ci ne comportent pas de campagnes de votation ou d’élection. Ces charges sont affectées au volet de politique sociale des activités de projet d’utilité publique.

Tous les domaines sont soumis aux principes suivants:

• Honnêteté: les organisations d’utilité publique agissent de manière honnête, communiquent de façon conforme à la vérité et font en sorte que la confiance du public soit maintenue.
• Transparence:  les organisations d’utilité publique informent avec transparence. Dans leurs contacts avec l’extérieur, elles affirment clairement leur caractère, leur contexte et leur orientation idéologique. Elles rendent des comptes de façon intègre et à temps, de sorte que la répresentation de leur structure, de leur activité et de l’utilisation des fonds soit complète et conforme aux faits.
• Intégrité:  les organisations d’utilité publique agissent en conformité avec la loi et assurent la préserva­tion de leur intégrité.
• Respect: les organisations d’utilité publique agissent avec respect, en particulier de la dignité humaine. Elles tiennent compte, dans leur action, des réalités sociales et culturelles.
• Responsabilité: les organisations d’utilité publique agissent avec le sens des responsabilités et mettent leur but au cœur de leur activité. En particulier, elles tiennent compte des valeurs de base et préservent les intérêts des donatrices et donateurs, des mandants et du public.
• Performance: les organisations d’utilité publique ont une action efficiente, axée sur l’efficacité et du­rable. Elles utilisent les fonds qui leur sont confiés conformément au but et garantissent une collaboration efficace des collaborateurs bénévoles, volontaires et rémunérés.

Que faut-il déposer?
Demande/questionnaire dûment signé de l’organisation au sujet de l’examen par la Zewo, rapport annuel, appels aux dons ou autres publications, le site Web est contrôlé.

Comment la norme est-elle contrôlée?
En déposant la demande, l’organisation s’engage à respecter la norme. Si aucune infraction manifeste, répétée ou grave ne peut être observée, notamment eu égard à la transparence, la norme est considérée comme respectée. Les éventuelles indications de tiers sont prises en compte.

En tant qu’organe suprême dans les associations, l’assemblée de l’association ou des délégués définit les principes de l’organisation. Dans les fondations, l’organe directeur suprême règle les principes de l’organisation en fonc­tion de l’acte de fondation. Dans les organisations ayant une autre forme juridique, ce dispositif s’applique par analogie.

L’organe directeur suprême est normalement, dans les fondations, le conseil de fondation et, dans les associations, le comité. En tant qu’organe stratégique de direction et de surveillance, il assume des fonctions de direction et de contrôle à moyen et long terme. L’organe directeur suprême supporte la responsabilité globale de l’organisation, en particulier pour ce qui concerne son activité courante, la gestion et l’utilisation des actifs, la gestion des risques et le contrôle interne.

Le président ou la présidente dirige l’organe directeur suprême et assure un mode de travail efficient et efficace. L’organe directeur suprême définit les structures et procédures nécessaires à l’exécution de ses tâches et les vérifie régulièrement.

En préservant son rôle de surveillance et sa responsabilité, l’organe directeur suprême peut déléguer des tâches à la direction et instituer des commissions permanentes ou non permanentes.

La composition, la mission, les compétences, la durée et la responsabilité des commissions doivent être réglées et, dans le cas de commissions permanentes, consignées dans un arrêt.

Les tâches qui ne sont pas expressément attribuées à d’autres organes entrent dans le domaine de compétence de l’organe directeur suprême.

Que faut-il déposer?
Statuts, procès-verbaux de séances des deux dernières années; si disponibles: règlements relatifs à la compétence des organes (p. ex. règlement interne, répartition des compétences, descriptifs de postes, etc.); selon la situation: règlements relatifs aux commissions.

Comment la norme est-elle contrôlée?
On évalue individuellement si l’organe directeur suprême est fonctionnel et assume sa tâche. Les critères sont le rythme des séances, la participation, le quorum, les affaires faisant l’objet d’un procès-verbal, les comptes-rendus, les structures et les procédures.

Les membres de l’organe directeur suprême ne sont ni mariés entre eux, ni parents proches*, ni parents par alliance, et ne vivent pas au sein d’une relation durable.

Si l’organe directeur compte au moins sept membres, deux d’entre eux peuvent être unis par des liens personnels, tels que visés par l’alinéa 2.

Si l’organe directeur suprême compte plus de neuf membres, il assure des structures de décision internes adéquates.

Les compétences nécessaires pour assumer les responsabilités doivent être présentes. Une diversité adaptée des membres de l’organe directeur suprême est recherchée.

Un mandat dure quatre ans maximum. La réélection est possible. L’organe directeur suprême assure en temps utile le renouvellement de ses membres.

*Sont considérés comme des liens de parenté proches: la parenté au premier degré (parents/enfants), au deuxième degré (frères et sœurs/grands-parents/petits-enfants) et au troisième degré (neveux/nièces).

Que faut-il déposer?
Déclaration, rapport annuel, statuts; si disponible: l’inscription au registre du commerce est contrôlée.

Comment la norme est-elle contrôlée?
Le nombre de membres indépendants doit être réuni conformément à la norme. On évalue individuellement si les compétences essentielles sont présentes. En fonction de la situation, on évalue également l’hétérogénéité visée, le renouvellement des membres et les structures de décision.

Les membres de l’organe directeur suprême divulguent leurs liens d’intérêts concernants l’activité de l’organisation dans le rapport annuel ou sur le site Web de l’organisation.

Si des intérêts de l’organisation sont en conflit avec des intérêts de membres de l’organe directeur suprême ou de personnes proches de ces membres, ils sont divulgués à l’organe directeur suprême. Dans ce cas, le membre concerné se récuse.

Les membres de l’organe directeur suprême doivent se récuser si une personne physique ou morale proche d’eux ou si eux-mêmes sont impliqués dans une affaire.

Les affaires de l’organisation avec des membres de l’organe directeur suprême ou des personnes proches de ces membres doivent être conclues tout au plus aux mêmes conditions qu’avec des tiers.

Les principales transactions avec des personnes proches de l’organisation* sont divulguées dans l’annexe aux comptes annuels.

* La définition des personnes proches est établie par Swiss GAAP RPC 15. En complément, conformément aux explications de Swiss GAAP RPC 21, sont également considérées comme des personnes proches d’organisations d’utilité publique à but non lucratif les organisations qui ont un objet coordonné avec l’organisation d’utilité publique à but non lucratif . Les personnes proches d’organisations d’utilité publique à but non lucratif sont par exemple: les membres anciens et actuels de l’organe directeur suprême (p. ex. comité, conseil de fondation) et de la direction; les organisations contrôlées par des membres de l’organe directeur suprême; les organisations sur lesquelles l’organisation d’utilité publique à but non lucratif exerce une influence majeure (p. ex. par représentation dans l’organe directeur suprême); les membres, bienfaiteurs ou donateurs de l’organisation exerçant une influence majeure; l’association de soutien de l’organisation d’utilité publique à but non lucratif; les organisations faisant l’objet d’une présence commune sur le marché.
Ne sont pas considérés comme proches les partenaires de projets lorsqu’aucun autre élément n’indique une influence majeure de l’organisation d’utilité publique à but non lucratif.

Que faut-il déposer?
Déclaration, rapport annuel, comptes annuels, le site Web est contrôlé; en fonction de la situation: règlements relatifs à la gestion des liens d’intérêts ou à l’attribution d’ordres, code de déontologie, etc.

Comment la norme est-elle contrôlée? 
La norme est en principe respectée lorsqu’il n’y a pas de liens d’intérêts pertinents. S’il y en a, ils doivent être divulgués en conformité avec la norme et les dispositions de récusation doivent être respectées.

Un membre de l’organe directeur suprême ne doit pas, simultanément, exercer la fonction de directrice ou de directeur ou être membre de la direction.

Un membre de l’organe directeur suprême ne doit pas être marié avec la directrice ou le directeur, en être un parent proche ou par alliance, ni vivre avec elle ou lui au sein d’une relation durable.

La directrice ou le directeur ne peut siéger au sein de l’organe directeur suprême qu’à titre consultatif.

Les employés de l’organisation ne peuvent pas être membres de l’organe directeur suprême, sauf en qualité de représentant du personnel.

La séparation fonctionnelle entre l’organe directeur suprême, en tant qu’organe stratégique de direction et de surveillance, et la direction opérationnelle, doit être réglée par écrit par une définition claire des tâches, des compétences et des responsabilités.

Il est possible de renoncer à une séparation des pouvoirs du point de vue personnel lorsque l’organisation n’emploie pas de collaboratrices et collaborateurs et lorsque les tâches opérationnelles sont assurées par les membres bénévoles de l’organe directeur suprême de telle sorte qu’une séparation fonctionnelle soit assurée.

Que faut-il déposer?
Déclaration, rapport annuel, statuts; si disponibles: règlements relatifs à la compétence des organes (p. ex. règlement interne, répartition des compétences, descriptifs de postes, etc.), l’inscription au registre du commerce est contrôlée.

Comment la norme est-elle contrôlée?
L’indépendance des personnes doit être assurée conformément à la norme et la séparation des fonctions de l’organisation doit être réglée par écrit de façon appropriée. Dans le cas d’organisations sans collaboratrices ou collaborateurs, la séparation des fonctions est évaluée individuellement. Les critères sont la répartition des tâches et compétences de décision, ainsi que le contrôle entre les membres de l’organe directeur suprême.

L’organe directeur suprême assure un contrôle interne approprié et une gestion des risques adéquate eu égard à

• la réalisation des objectifs stratégiques de l’organisation
• a fourniture des prestations axée sur l’efficacité et l’efficience
• la communication, la présentation des comptes et l’établissement de comptes-rendus transparents et conformes à la vérité
• le respect des lois, normes et valeurs de l’organisation (compliance)
• la prévention et la lutte contre la corruption

L’organisation met en œuvre notamment les dispositifs de contrôle suivants:

• Un droit de signature collective s’applique généralement pour les opérations juridiquement contraignantes.
• Un droit de signature collective s’applique généralement pour les transactions financières.
• Les exceptions avec signature individuelle doivent être réglées par écrit et limitées de façon appropriée.
• Les fonctions sont séparées de manière appropriée.

Que faut-il déposer?
Procès-verbaux de séances des deux dernières années, règlement relatif au droit de signature ou déclaration à ce sujet; si disponibles: documentation sur le contrôle interne (p. ex. SCI, gestion des risques, compliance), répartition des compétences, documents relatifs aux autres certifications (VMI, ISO,…)

Comment la norme est-elle contrôlée?
On considère en principe que dans les grandes organisations (total du bilan > CHF 10 mio. / chiffre d’affaires > CHF 20 mio. / > 50 EPT), l’organe directeur suprême doit veiller à un environnement de contrôle approprié, des instruments de contrôle adaptés et une gestion des risques adéquate. Dans les petites organisations, l’organe directeur suprême peut assurer lui-même directement le contrôle de l’activité. Le règlement relatif au droit de signature doit être conforme à la norme.

Pour les tâches ordinaires des membres de l’organe directeur suprême en tant qu’organe stratégique de direction et de surveillance, les dispositions suivantes s’appliquent:

• Les membres de l’organe directeur suprême n’ont – sauf en qualité de représentant du personnel – pas de rapport rémunéré selon le droit du travail avec l’organisation.
• Pour les charges horaires particulières, des rémunérations modérées peuvent être versées aux membres de l’organe directeur suprême.
• Les frais effectifs peuvent être remboursés ou indemnisés par un forfait approprié.
• Le montant des rémunérations éventuelles doit tenir compte de la taille de l’organisation et de son caractère d’utilité publique.
• Le montant total de toutes les rémunérations est évalué. La forme sous laquelle celles-ci ont été réglées (p. ex. sous forme de tarif à l’heure, à la journée ou autre, sous forme de forfait de fonction, annuel, de séance, de frais ou autre) n’a aucune importance. Le remboursement de dépenses attestées qui ne sont pas couvertes par des frais forfaitaires ne fait pas partie des rémunérations.
• Les rémunérations éventuelles doivent être définies de façon objectivement plausible et transparente par décision de l’organe directeur suprême.

Les membres de l’organe directeur suprême peuvent, aux conditions suivantes, assumer des tâches indemnisées sous la forme d’un mandat:

• L’organe directeur suprême conserve son obligation de surveillance.
• La séparation des pouvoirs entre l’organe stratégique de direction et de surveillance et l’activité opérationnelle reste garantie ou il s’agit d’une mission exceptionnelle à durée limitée.
• Mission, durée et rémunération doivent être définies par décision de l’organe directeur suprême
• La rémunération ne doit pas être supérieure à l’usage dans la branche mandatée.

La rémunération totale aux termes de l’al. 2) et de l’al. 3) inclut l’ensemble des rémunérations versées par l’organisation. Elle doit être adaptée au caractère d’utilité publique et à la taille de l’organisation, ainsi qu’à la charge horaire.

Pour les employés et pour la direction, les dispositions sont les suivantes: les rémunérations sont adaptées aux exigences, à la qualification, à la responsabilité et à la prestation de travail. Les salaires des membres de la direction se basent en outre sur les niveaux en vigueur dans d’autres organisations d’utilité publique similaires.

Les rémunérations totales versées aux membres de l’organe directeur suprême et aux membres de la direction doivent, conformément aux dispositions de Swiss GAAP RPC 21, être divulguées de façon sommaire dans l’annexe aux comptes annuels.

Les rémunérations versées à la présidente ou au président doivent être indiquées séparément.

Les ordres/mandats confiés à des membres de l’organe directeur suprême doivent, conformément aux dispositions de Swiss GAAP RPC 21, être indiqués dans l’annexe aux comptes annuels comme des transactions avec des personnes proches.

Les rémunérations individuelles versées aux membres de l’organe directeur suprême, ainsi que les rémunérations versées au directeur ou à la directrice, doivent être divulguées séparément à la Zewo.

Pour fixer des rémunérations de la présidence ou de la direction, par exemple dans l’optique de pourvoir un nouveau poste ou de réviser des règlements de rémunération, la Zewo recommande de consulter préalablement le calculateur de rémunération Zewo basé sur la dernière étude de rémunération de la Zewo. La Zewo l’applique pour vérifier si la norme 8 est respectée.

Que faut-il déposer?
Déclaration des rémunérations et frais remboursés aux membres de l’organe directeur suprême, déclaration de la rémunération au directeur ou à la directrice, décisions de l’organe directeur suprême concernant les rémunérations et d’éventuels ordres/mandats.

Comment la norme est-elle contrôlée? 
Les rémunérations des membres de l’organe directeur suprême et du directeur ou de la directrice sont considérées comme appropriées lorsqu’elles se situent à l’intérieur des fourchettes* pour des fonctions comparables dans d’autres organisations certifiées**. Les ordres/mandats doivent être confiés, conclus et divulgués conformément à la norme. Les rémunérations doivent être fixées et divulguées conformément à la norme. Les rémunérations totales très élevées (pour des activités et mandats ordinaires) sont évaluées au cas par cas.

* Les fourchettes sont fixées à l’aide d’enquêtes périodiques auprès d’organisations titulaires du label de qualité Zewo et en tenant compte des facteurs d’explication pertinents attestables scientifiquement (étude sur la rémunération/calculateur de salaires).

**S’il n’existe pas, dans des cas exceptionnels justifiés, de fonctions comparables dans d’autres organisations certifiées, l’évaluation peut être effectuée à l’aide de fonctions similaires dans des organisations de taille comparable du service public à un endroit similaire. La comparaison doit être fournie par l’organisation et doit être plausible pour la Zewo.

• Rémunérations: Combien gagnent les membres de comité, de conseil de fondation et de direction des œuvres de bienfaisance suisses?

La part des projets et services dans les charges totales de l’organisation se situe dans la fourchette pour les organisations comparables* et est au moins de 65 %. Cela signifie que la part consacrée à l’administration et à l’obtention de financements est de 35 % maximum.

La part de la collecte de fonds et de la publicité dans les charges totales de l’organisation se situe dans la fourchette pour les organisations comparables* et est au maximum de 25 %.

* Les valeurs limites pertinentes dans le cas concret sont basées sur la dernière étude sur les chiffres clés de la Zewo. La Zewo applique son calculateur de coûts développé sur cette base pour vérifier si la norme 9 est respectée.

Que faut-il déposer? 
Comptes annuels avec chiffres clés selon la méthodologie de la Zewo ou déclaration.

Comment la norme est-elle contrôlée?
On évalue si les chiffres clés déclarés sont conformes, en substance, à la méthodologie de la Zewo. En particulier, les répartitions entre projets et services doivent être plausibles. Les deux chiffres clés sont évalués individuellement à l’aide des valeurs limites pour les organisations comparables. Les critères de taille, structure et financement de l’organisation sont pris en compte. Si le chiffre clé est faussé par des facteurs plausibles particuliers (p. ex. travail bénévole), cela doit être considéré comme une exception. La part de la collecte de fonds et de la publicité par rapport aux recettes de dons est évaluée à titre d’orientation, mais ne fait pas partie de la norme.

• La méthode Zewo – calculer les charges de projets ou de prestations, obtention de financements et administration
• Chiffres clés et indices de référence pour les œuvres de bienfaisance  Variables d’orientation pour évaluer et gérer les organisations à but non lucratif

L’organisation examine continuellement l’efficacité de son activité principale. Dans ce cadre, elle définit des objectifs. Ceux-ci sont régulièrement vérifiés. Les responsabilités afférentes sont claires.

Les questions suivantes permettent d’évaluer l’action dans une optique d’efficacité:
– Que voulons-nous atteindre en tant qu’organisation?
– Avec quelles stratégies voulons-nous atteindre ces objectifs?
– De quels moyens et capacités disposons-nous pour mettre en œuvre ces stratégies?
– Comment savons-nous si nous faisons des progrès?
– Qu’avons-nous atteint jusqu’à présent et que n’avons-nous pas encore atteint?

L’organisation intègre le thème de l’efficacité sous une forme appropriée dans les comptes-rendus publics.

Que faut-il déposer? 
Objectifs d’efficacité formulés par écrit au niveau de l’organisation et/ou des services ou projets, rapport annuel et/ou autres rapports contenant des informations pertinentes; selon les besoins: explications relatives au déroulement et aux responsabilités lors de l’établissement et de la vérification des objectifs d’efficacité.

Comment la norme est-elle contrôlée?
La norme est respectée en substance si l’organisation a défini des objectifs d’efficacité et traité du thème de l’efficacité dans les comptes-rendus publics. De surcroît, le souci d’efficacité de l’organisation fait l’objet d’une évaluation individuelle.

L’organisation n’est pas surendettée, le capital de l’organisation est positif.

Le capital de l’organisation, sans le capital des fonds, couvre les charges totales de l’organisation pendant au moins 3 mois et au plus 18 mois. Si le capital de l’organisation se situe en dehors de cette fourchette, l’organisation définit des objectifs en matière de réserves qu’elle estime appropriés à la situation. Elle les justifie et prend des mesures adaptées pour atteindre ces objectifs.

Le capital de l’organisation plus le capital des fonds couvrent les charges totales de l’organisation pendant au moins 3 mois et au plus 24 mois. Si le capital de l’organisation plus le capital des fonds se situent en dehors de cette fourchette, l’organisation définit des objectifs en matière de réserves qu’elle estime appropriés à la situation. Elle les justifie et prend des mesures adaptées pour atteindre ces objectifs.

Si au moins l’un des deux chiffres clés se situe au-dessus de la fourchette supérieure, la question de savoir si l’organisation dispose de biens immobiliers utilisés pour l’exploitation ou d’immobilisations corporelles nécessaires à l’exploitation est prise en compte. Si c’est le cas, ceux-ci peuvent être déduits du capital de l’organisation ou des fonds, selon le financement. Si les chiffres clés se situent ensuite dans les fourchettes prévues au paragraphe 4, l’organisation n’est pas tenue de définir d’objectifs de réserves.

Que faut-il déposer? 
Comptes annuels; si nécessaire: description des objectifs de réserves et mesures à cet égard.

Comment la norme est-elle contrôlée? 
La norme est respectée lorsque les deux chiffres clés se situent à l’intérieur des fourchettes prévues par la norme. Sinon, l’organisation doit avoir défini des objectifs de réserves. Si l’un des deux chiffres clés se situe au-dessus de la fourchette supérieure, la question de savoir si l’organisation dispose de biens immobiliers utilisés pour l’exploitation ou d’immobilisations corporelles nécessaires à l’exploitation est prise en compte. Si c’est le cas, ceux-ci peuvent être déduits du capital de l’organisation ou des fonds, selon le financement. Si les chiffres clés se situent ensuite dans les fourchettes prévues par la norme 11, l’organisation n’est pas tenue de définir d’objectifs de réserves. L’organisation ne doit pas être surendettée.

• Chiffres clés et indices de référence pour les œuvres de bienfaisance  Variables d’orientation pour évaluer et gérer les organisations à but non lucratif

L’organisation informe de l’ensemble de son activité dans les comptes-rendus annuels. Les comptes-rendus annuels comprennent un rapport annuel avec une partie consacrée à la prestation fournie, ainsi que les comptes annuels révisés selon Swiss GAAP RPC.

Le rapport annuel et les comptes annuels révisés doivent être établis, soumis à l’organe compétent pour approbation et publiés dans les six mois suivant la fin de l’exercice. Si ce délai ne peut exceptionnellement pas être respecté, la Zewo peut, dans des cas justifiés par écrit et dans le respect des dispositions légales, accorder une prolongation de délai.

Les comptes-rendus annuels peuvent être établis sous forme purement numérique en tant que document texte, par exemple PDF. L’organisation propose les comptes-­rendus annuels (le rapport annuel et le rapport de l’organe de révision avec les comptes annuels révisés selon Swiss GAAP RPC) en libre accès et de manière facile à trouver et à télécharger sur son site Web.

S’il est indiqué dans le rapport annuel de manière bien visible que les comptes annuels révisés complets sont publiés sur le site Web, le rapport annuel et les comptes annuels révisés complets peuvent être publiés dans deux documents distincts. Cette indication est également nécessaire si seuls des résumés ou des extraits des comptes annuels révisés, tels que le bilan et le compte d’exploitation, sont intégrés dans le rapport annuel.

Le rapport annuel et le site Web doivent comporter au moins les indications suivantes:

• But et objectif de l’organisation
• Membres de l’organe directeur suprême
• Membres de la direction
• Un résumé ou un aperçu des prestations fournies
• Indications sur le thème de l’efficacité conformément à la norme 10

Que faut-il déposer? 
Rapport annuel, comptes annuels; si disponibles: autres composantes des comptes-rendus annuels.

Comment la norme est-elle contrôlée? 
Les comptes-rendus annuels doivent satisfaire aux exigences de la norme et être publiés sur le site Web. La part des prestations fournies doit être conforme aux exigences de Swiss GAAP RPC 21, chiffres 26-28 (exigences de contenu) et 48-49 (exigences qualitatives).

L’organisation établit ses comptes annuels selon la norme de présentation des comptes Swiss GAAP RPC et applique Swiss GAAP RPC 21 – Établissement des comptes des organisations d’utilité publique à but non lucratif.

Les charges de collecte de fonds et de publicité générale, ainsi que les charges administratives, sont calculées et indiquées selon la méthodologie Zewo.

Que faut-il déposer? 
Rapport de révision avec comptes annuels révisés, rapport complet de l’organe de révision en cas de contrôle ordinaire; si disponible: lettre de recommandation de l’organe de révision (Management letter).

Comment la norme est-elle contrôlée? 
En principe, l’organe de révision de l’organisation a pour mission de contrôler et de confirmer que les comptes annuels ont été établis conformément aux dispositions pertinentes de Swiss GAAP RPC.

Les organisations d’utilité publique à but non lucratif qui dépassent deux des critères de la RPC 1, chiffre 2 (total du bilan de 10 millions de francs, chiffre d’affaires de 20 millions de francs, 50 emplois à plein temps en moyenne de l’exercice) durant deux exercices consécutifs doivent appliquer le cadre conceptuel, la Swiss GAAP RPC 21, les RPC fondamentales (Swiss GAAP RPC 1 à Swiss GAAP RPC 6) et les autres Swiss GAAP RPC (Swiss GAAP RPC 10 à 28).

Les organisations plus petites doivent au moins appliquer le cadre conceptuel, la Swiss GAAP RPC 21 et les RPC fondamentales (Swiss GAAP RPC 1 à Swiss GAAP RPC 6). S’il s’agit en outre d’une organisation soumise à l’obligation de consolider, la Swiss GAAP RPC 30 devra également être appliquée. La Zewo vérifie qu’il n’y a pas d’écarts majeurs par rapport à ces dispositions.

Les dispositions importantes de Swiss GAAP RPC et RPC 21 sont notamment: clarté de la présentation des comptes, pertinence et transparence pour les donateurs et donatrices, consolidation des organisations sous contrôle, indication et comptabilisation des dons affectés, divulgation des informations pertinentes en annexe.

Méthode Zewo

Swiss GAAP RPC (Recommandations relatives à la comptabilité)

• Q&A sur la présentation et l’audit des comptes annuels
• Modèles de rapports

Fiche d’information sur la norme Zewo 13 et Swiss GAAP RPC 21

L’organisation fait contrôler ses comptes annuels selon Swiss GAAP RPC par un organe de révision habilité indépendant:

• Si l’organisation est tenue par la loi de présenter une révision, elle fait contrôler les comptes annuels conformément aux dispositions légales de façon restreinte ou ordinaire.
• Si l’organisation n’est pas tenue par la loi de présenter une révision, elle fait au moins réaliser un examen succinct conformément aux Normes d’audit suisses d’EXPERTSuisse.
• Elle désigne comme organe de révision un/e réviseur/euse ou expert/e en révision légalement autorisé/e.
• Les organisations qui ne sont pas tenues par la loi de présenter une révision et sont de petite taille* peuvent également désigner un organe de révision non légalement autorisé, pour autant que celui-ci dispose d’une qualification professionnelle similaire.
• L’organe de révision doit satisfaire au moins aux prescriptions légales relatives à l’indépendance lors de la révision restreinte.

L’organe de révision rend compte par écrit du résultat de la révision. Le rapport comporte, selon le type de révision:

• Un verdict de l’organe de révision précisant si les comptes annuels présentent une image fidèle du patrimoine, des finances et des résultats, en conformité avec Swiss GAAP RPC
  ou
• Au moins une déclaration précisant si l’organe de révision a constaté des états de faits permettant de conclure que les comptes annuels ne présentent pas une image fidèle du patrimoine, des finances et des résultats, en conformité avec Swiss GAAP RPC.

* C’est-à-dire lorsque deux des critères suivants sont remplis: total du bilan < CHF 2 mio. / chiffre d’affaires < CHF 1 mio. / < 10 EPT.

Que faut-il déposer? 
Rapport de révision avec comptes annuels révisés, rapport complet de l’organe de révision en cas de contrôle ordinaire; si disponible: lettre de recommandation de l’organe de révision (Management letter).

Comment la norme est-elle contrôlée? 
Les grandes fondations (total du bilan > CHF 20 mio. / chiffre d’affaires > CHF 40 mio. / > 250 EPT) et les grandes associations (total du bilan > CHF 10 mio. / chiffre d’affaires > CHF 20 mio. / > 50 EPT) doivent se soumettre à un contrôle ordinaire, les petites fondations à un contrôle restreint ou un contrôle volontaire selon les Normes d’audit suisses, les petites associations à une review ou un contrôle volontaire selon les Normes d’audit suisses. L’organe de révision doit satisfaire aux exigences de la norme (agrément et indépendance). L’organe de révision doit confirmer Swiss GAAP RPC. On contrôle s’il ressort des comptes-rendus de l’organe de révision des écarts par rapport aux normes de la Zewo.

• Q&A sur la présentation et l’audit des comptes annuels
• Modèles de rapports

Si les placements et la valeur d’immeubles de rendement éventuels dépassent 2 millions de francs, l’organisation établit un règlement en matière de placements.

Ce règlement tient compte de l’aptitude au risque et des besoins de liquidités de l’organisation, des objectifs de rendement de ses placements, ainsi que du but de l’organisation. De plus, elle prend en considération les aspects sociaux et écologiques ainsi que les critères de bonne gestion d’entreprise (Governance ).

Que faut-il déposer? 
Comptes annuels; si nécessaire: règlement en matière de placements.

Comment la norme est-elle contrôlée? 
Si un capital investi correspondant est disponible, un règlement en matière de placements approuvé par l’organe directeur doit être disponible. On évalue si le règlement en matière de placements tient compte des aspects de l’environnement, des activités sociales et de la bonne gouvernance. Cela peut être p. ex. en vertu ou en référence aux deux normes courantes ci-dessous: Environmental, social and corporate governance (ESG) et Socially responsible investing (SRI). Aucune infraction au règlement en matière de placements ne doit être identifiable.

• Exemple règlement durable en matière de placements (Word File)
• Éclairage sur la cohérence climatique du portefeuilles des assureurs et des caisses de pension suisses (PDF, 1 MB, 23.10.2017)

Si l’organisation fait partie d’un réseau national avec une organisation suprarégionale ou active dans toute la Suisse (organisation faîtière/mère) et des sections régionales ou thématiques juridiquement autonomes portant un nom similaire et ayant des buts analogues (sous-organisations), les dispositions suivantes s’appliquent:

• L’organisation mère œuvre pour que les sous-organisations respectent les normes Zewo et se soumettent à un contrôle quant à ce respect.
• Les organisations mères divulguent les noms des sous-organisations qui se soumettent à un contrôle quand au respect des normes Zewo et ceux de celles qui ne le font pas.
• Les organisations mères et les sous-organisations qui transfèrent des fonds à un autre membre du réseau s’assurent de façon appropriée que ceux-ci soient utilisés conformément au but déterminé.
• Les petites et moyennes* sous-organisations sont soumises à une procédure de première certification et de recertification simplifiée. La procédure simplifiée tient compte du fait que l’organisation mère promeut et contrôle le respect des normes Zewo dans ses sous-organisations.

Les organisations affiliées à une association faîtière hétérogène ou regroupées en une alliance souple ne sont pas considérées comme des sous-organisations au sens de l’article 2 et doivent se soumettre à une procédure d’examen propre.

Si une organisation d’utilité publique comporte une association de soutien juridiquement autonome ou une entité similaire, celle-ci peut obtenir le label de qualité dans le cadre de la procédure simplifiée en tant que sous-organisation.

* C’est-à-dire lorsque les recettes de dons sont inférieures à 4 mio. et lorsque deux des critères suivants sont remplis: total du bilan < CHF 10 mio. / chiffre d’affaires < CHF 20 mio. / < 50 EPT.

Que faut-il déposer? 
–

Comment la norme est-elle contrôlée? 
La norme est en principe respectée lorsque toutes les sous-organisations d’une organisation faîtière font contrôler leur respect des normes Zewo. Sinon, l’organisation faîtière doit exposer sa politique eu égard aux sous-organisations, expliquer comment elle s’assure de l’utilisation des fonds transmis conformément à leur but et divulguer les sous-organisations qui ne se soumettent pas au contrôle. Le contrôle (simplifié) des sous-organisations est consigné dans le règlement relatif au label de qualité Zewo.

Si l’organisation fait partie d’un réseau international, elle conserve la responsabilité de l’utilisation des fonds qui lui sont confiés. La responsabilité ne peut pas être cédée au siège principal, à un autre membre du réseau international ou à une organisation partenaire locale. En particulier:

• Elle utilise les fonds de projets principalement pour des projets et des programmes qu’elle réalise elle-même ou qui sont réalisés, contrôlés et évalués en collaboration avec des organisations partenaires, sous sa coresponsabilité.
• Elle s’assure que les autres fonds transférés au réseau international soient également utilisés conformément au but.

Que faut-il déposer? 
Statuts; selon les besoins: conventions avec le réseau international, descriptifs de postes, preuves de l’utilisation des fonds conformément au but au sein du réseau international (p. ex. comptes annuels, confirmations de l’organe de révision).

Comment la norme est-elle contrôlée? 
On évalue individuellement si l’organisation satisfait aux critères suivants: plus de la moitié des fonds de projets est utilisée pour des projets concrets sous la coresponsabilité de l’organisation. Elle dispose d’un personnel qualifié de manière appropriée dans le domaine de la mise en œuvre, de la surveillance et de l’évaluation des projets de coopération au développement. L’organe directeur suprême de l’organisation fixe ses propres priorités stratégiques. L’organisation peut décider elle-même, pour une large part, de l’utilisation de ses ressources et mettre elle-même un terme au soutien à des projets et programmes. L’organisation doit en outre expliciter la manière dont elle assure l’usage conforme au but des fonds restants ou la manière dont cet usage est assuré au sein du réseau international.

Les organisations collectant des dons respectent le fait que les dons reposent sur le volontariat. La décision de donner n’est pas affectée par des pressions, des exagérations ou amoindrissements ne correspondant pas à la réalité, des déformations du contenu, la contrainte, l’intimidation ou l’attisement de peurs. En particulier, cela signifie que:

• Les dons uniques ne doivent pas obliger à adhérer à une organisation
• Dans le cas de formes de soutien qui engagent en termes de volume et de temps, un droit de retrait approprié doit être accordé.
• La publicité auprès des donateurs ne doit pas être accompagnée de l’envoi de marchandises non commandées contre facture.
• Lorsque les organisations envoient des petits cadeaux pour collecter des dons, elles le font de manière ciblée, veillent à leur durabilité écologique et sociale et analysent périodiquement leur effet. Si les donatrices et donateurs existants ne souhaitent pas recevoir de petits cadeaux, l’organisation renonce à les utiliser pour ces personnes.

Les organisations collectant des dons communiquent honnêtement et clairement. Dans la publicité auprès des donateurs, elles utilisent des faits vérifiables et donnent des informations exactes et complètes au sujet des coûts de la collecte de fonds et de la publicité, ainsi que des charges administratives.

Les organisations collectant des dons respectent la volonté des donatrices et donateurs. Elles exposent clairement le but de leur collecte. Les dons affectés sont enregistrés et présentés séparément et conformément à l’objectif déclaré. Si aucun autre accord n’a été conclu avec les bailleurs de fonds, une part correspondant à la structure des coûts de l’organisation peut être utilisée pour les tâches administratives et la collecte de fonds. Si une organisation veut pouvoir disposer librement des dons collectés dans le cadre du but de l’organisation, l’appel aux dons doit faire ressortir clairement et distinctement l’utilisation libre prévue.

Les organisations qui proposent plusieurs moyens de paiement pour le transfert d’un don individuel informent de manière appropriée, par exemple sur leur site web ou dans leurs appels de collecte, quel moyen de paiement génère les frais de transfert et de traitement les plus faibles. Elles évitent, dans la mesure du possible, de promouvoir des canaux de paiement qui impliquent des frais de transaction en pourcentage disproportionnés par rapport aux dépenses réelles.

Les organisations collectant des fonds ont conscience du fait que les collectes de fonds avec contact direct, par exemple par téléphone, par SMS, au porte à porte et dans la rue sont des instruments de collecte sensibles. Elles font particulièrement attention à ce que ces collectes n’aient pas un caractère importun et que les personnes interpellées ou visitées ne subissent pas de pressions à faire des dons. La conversation ou la visite doit être interrompue immédiatement lorsque la personne contactée fait comprendre qu’elle ne souhaite pas poursuivre l’entretien. Dans le cadre d’actions de démarchage, les organisations certifiées choisissent leurs entreprises partenaires ainsi que leurs collaboratrices et collaborateurs avec soin, les forment de manière approfondie et veillent au respect des principes éthiques tels que l’honnêteté, le respect et l’intégrité lors des contacts directs.

Les organisations collectant des dons respectent les droits des individus soutenus, en particulier des enfants, et préservent leur dignité. Lors de la collecte de fonds, elles n’utilisent pas de matériaux ou méthodes qui sont préjudiciables à cette dignité. Pour protéger les enfants, elles renoncent à la publicité de parrainages où un enfant individuel est sélectionné et où les marraines ou parrains ont la possibilité de contacter l’enfant à l’étranger (parrainage individuel d’enfant).

Les organisations collectant des dons respectent les lois. Elles n’acceptent pas d’argent liquide dont elles doivent supposer qu’il provient d’activités répréhensibles.

Les organisations collectant des dons préservent leur indépendance. Elles n’acceptent pas de fonds qui nuisent à leur liberté de prendre des décisions ou d’exprimer des opinions.

Que faut-il déposer? 
Appels aux dons, documents utilisés pour le dialogue direct, déclaration; si disponibles: directives sur l’acceptation de fonds.

Comment la norme est-elle contrôlée? 
On évalue individuellement si les appels aux dons ou autres documents relatifs à la collecte de dons sont conformes à la norme. Les critères sont notamment la présentation du but de la collecte, la distinction et l’identification des collectes affectées et libres, une communication claire, honnête et respectueuse, ainsi que des indications correctes au sujet des coûts de la collecte de fonds. Les actions et les expressions d’opinions ne doivent pas être limitées par des sources de financement. Les plaintes ou informations de tiers suggérant de possibles infractions à la norme donnent lieu à des vérifications.

Guide de mise en œuvre de la norme Zewo 18

Les organisations respectent la loi applicable sur la protection des données. En particulier, elles connaissent leurs obligations en matière d’information et de documentation et préservent les droits des personnes concernées. Seules les données personnelles indispensables aux activités de l’organisation sont collectées. Elles sont exploitées de manière ciblée et mesurée.

Les organisations ne doivent ni vendre, ni louer, ni échanger les données et adresses de personnes physiques qu’elles recueillent. Il s’agit de personnes physiques, en particulier de donatrices et donateurs, mais aussi d’autres groupes de personnes, comme les membres, les collaborateurs, les bénévoles, les bénéficiaires de prestations, les proches, les personnes intéressées ou toute autre personne concernée par la loi sur la protection des données. Les organisations ont le droit d’exploiter de nouvelles adresses fournies par des sociétés spécialisées dans la mesure où le cadre légal est respecté. Dans ce cas, elles assurent que la personne concernée en est informée de manière appropriée au plus tard un mois après avoir reçu son adresse. Elles le font par exemple par une référence à leur déclaration de protection des données.

Si des personnes ne souhaitent plus être contactées, ou souhaitent être contactées moins souvent, les organisations collectant des dons en tiennent compte et donnent suite à cette demande rapidement et sans obstacles. Cette règle s’applique également dans la mesure du possible avant les premiers contacts personnalisées (p. ex. respect de la liste Robinson de l’Association suisse de marketing de dialogue).

Les organisations collectant des dons disposent d’une déclaration de protection des données actualisée, claire, bien visible et consultable facilement sur leur site Web. La déclaration relative à la protection des données est conforme aux exigences légales. Elle informe en particulier sur les données personnelles collectées et traitées et à quelles fins. En outre, elle fournit le nom de l’organisation collectant des dons ainsi qu’une adresse de contact à laquelle les personnes concernées peuvent s’adresser pour les questions relatives à la protection des données. La déclaration relative à la protection des données règle par ailleurs l’éventuelle communication de données à caractère personnel à l’étranger et les droits des personnes concernées par la loi.

L’organisation prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données personnelles. Ces mesures concernent notamment le stockage des données, leur accessibilité et leur protection contre un effacement non autorisé. En cas de violation de la sécurité des données, l’organisation assume son obligation de déclaration et d’information.

L’organisation garantit le traitement sûr et adéquat de leurs données par des tiers. Elle s’en acquitte en particulier en choisissant et en instruisant soigneusement ses sous-traitants. Elle conclut un contrat de sous-traitance approprié. En outre, elle contrôle les mesures techniques et organisationnelles mises en place par les tiers chargés de garantir la sécurité des données.

Que faut-il déposer? 
Déclaration de protection des données sur le site Web, déclaration.

Comment la norme est-elle contrôlée? 
La norme est respectée lorsqu’elle ne fait pas l’objet de violations identifiables. Les plaintes ou informations de tiers suggérant de possibles infractions à la norme donnent lieu à des vérifications. La déclaration de protection des données doit être disponible sur le site Web.

• Guide de mise en œuvre de la nouvelle loi sur la protection des données

Pour les organisations qui collaborent avec des tiers dans le cadre de la collecte de fonds et de la communication, les règles suivantes s’appliquent

• L’organisation d’utilité publique décide elle-même de la manière dont elle souhaite présenter son activité au public. La responsabilité d’une action ne peut pas être cédée. L’organisation d’utilité publique est responsable du fait que ses partenaires respectent également les exigences de la Zewo déterminantes pour la collecte de fonds et la communication.
• Toutes les données pertinentes, en particulier les adresses de donatrices et donateurs, demeurent la propriété exclusive de l’organisation d’utilité publique. Elles ne peuvent pas être cédées à des tiers. Cela doit être consigné explicitement dans les contrats respectifs.
• L’organisation d’utilité publique doit conserver, en permanence et de manière exclusive, le droit de disposer des comptes bancaires ou postaux utilisés pour la collecte.
• L’indemnisation des collectrices et collecteurs de fonds mandatés est basée en principe sur le travail réalisé. Les organisations collectant des dons ne paient pas de commissions correspondant à un pourcentage des dons engrangés. Elles ne concluent pas de conventions selon lesquelles les dons sont conservés par les tiers dès que l’objectif de la collecte de l’organisation d’utilité publique est atteint. Si des participations aux résultats sont convenus en rapport avec les dons importants, elles doivent être divulguées spontanément aux donateurs.
• Pour les employés de la société partenaire, il est convenu que la partie principale du salaire ne doit pas dépendre du résultat.
• Les organisations collectant des dons n’acceptent aucun préfinancement par leurs exécutants.
• Si les parties contractantes ont un droit de consultation des données de réponse, le partenaire externe doit être obligé par contrat de ne traiter ces données que dans le cadre de l’ordre (pas de marquage/«vaccination»).

Que faut-il déposer? 
Contrats avec des collecteurs de fonds externes, déclaration.

Comment la norme est-elle contrôlée? 
Les conventions contractuelles avec des collecteurs de fonds externes doivent être conformes à la norme. Les plaintes ou informations de tiers suggérant de possibles infractions à la norme donnent lieu à des vérifications.

Les organisations qui effectuent régulièrement des collectes nationales ou suprarégionales* pour trouver de nouvelles donatrices et nouveaux donateurs, bienfaitrices et bienfaiteurs ou membres, à condition qu’elles aient perçu plus de 5 millions de francs de dons** au cours des 2 dernières années, sont tenues de s’inscrire et de respecter le processus de coordination.

Chaque organisation participante peut déterminer le nombre de ses collectes et leur durée. Elle est tenue de les annoncer à la Zewo dans les délais fixés et de respecter les dates indiquées. La Zewo inscrit les dates en temps réel dans un calendrier et s’assure que les dates annoncées soient visibles de toutes les organisations participantes.

La Zewo établit chaque année un aperçu des procédures d’autorisation et des obligations d’information par canton. Elle le fait parvenir aux organisations inscrites au calendrier et informe les cantons des collectes définitivement inscrites au calendrier. Au moyen de la procuration signée des organisations, la Zewo obtient les autorisations cantonales auprès des autorités pour les collectes inscrites au calendrier.

Les collectes suivantes sont possibles sans inscription au calendrier:

• Mailings adressés à 150 000 nouvelles adresses maximum par trimestre.
• Envois de masse à 250 000 foyers maximum par trimestre.
• Lettres de dons qui s’adressent exclusivement aux membres ou aux donatrices et donateurs existants de l’organisation.
• Lettres de dons et envois de masse en cas de catastrophes survenant dans le pays ou à l’étranger.
• Collectes par e-mail.
• Promotion des dons dans la presse écrite, à la radio et à la télévision, en ligne et sur les réseaux sociaux.
• Collectes dans la rue et actions sur des stands à moins de 10 sites maximum simultanément.
• Collectes à domicile dans la mesure où une même adresse est visitée au maximum une fois par an.
• Collecte d’objets (p. ex. vieux papiers ou vêtements).

* Pour déterminer si une collecte est suprarégionale, la population résidante permanente au 31.12.2011 dans les sept grandes régions de la Suisse telles que définies par l’Office fédéral de la statistique (OFS) peut être prise comme point de repère:
    1. Région du lac de Genève: cantons de Genève, de Vaud et du Valais 1,50 mio.
    2. Espace Mittelland: cantons de Berne, de Soleure, de Fribourg, de Neuchâtel et du Jura 1,77 mio.
    3. Suisse du Nord-Ouest: cantons de Bâle et d’Argovie 1,08 mio.
    4. Zurich: canton de Zurich 1,39 mio.
    5. Suisse orientale: cantons de Saint-Gall, de Thurgovie, d’Appenzell, de Glaris, de Schaffhouse, des Grisons 1,11 mio.
    6. Suisse centrale: cantons d’Uri, de Schwytz, d’Obwald, de Nidwald, de Lucerne et de Zoug 0,76 mio.
    7. Tessin: canton du Tessin 0,34 mio.
    Ces régions englobent toujours des cantons entiers et ne correspondent donc que partiellement aux conditions réelles. Elles mettent cependant en évidence l’ordre de grandeur. Certaines variations géographiques sont possibles.

**    Selon les statistiques des dons Zewo, les recettes suivantes relèvent des dons: dons uniques, contributions de membres et bienfaiteurs, parrainages, événements, legs, dons d’institutions (p. ex. organisations à but non lucratif, entreprises, églises, cantons, communes), ainsi que d’autres dons non classifiables. Dans le cadre de la procédure d’examen, chaque cas est examiné.

Que faut-il déposer? 
Comptes annuels; en fonction de la situation: formulaire d’inscription.

Comment la norme est-elle contrôlée? 
Les organisations qui satisfont aux conditions d’admission doivent s’inscrire pour le calendrier des collectes et coordonner leurs collectes conformément à la norme. Les plaintes ou informations de tiers suggérant de possibles infractions à la norme donnent lieu à des vérifications.