La plupart des associations tiennent leur assemblée générale avant le 30 juin. Mais cette année, le coronavirus complique l’organisation. Comment procéder?
L’assemblée générale est souvent un moment convivial. Mais en tant qu’organe suprême de l’association, elle revêt aussi des fonctions formelles majeures. Elle approuve, par exemple, le rapport et les comptes annuels. Ce faisant, elle donne décharge au comité directeur, c’est-à-dire qu’elle le délivre de sa responsabilité. Selon la loi, cet acte doit intervenir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice. Or du fait de l’ordonnance de la Confédération sur le Covid-19, de nombreuses associations auront des difficultés à tenir leur assemblée générale comme d’habitude cette année.
Depuis le début du mois de juin, il est de nouveau possible d’organiser des manifestations réunissant jusqu’à 300 personnes, à condition d’établir et de respecter un plan de protection. Certaines associations chercheront toutefois une autre solution. Dans ses FAQ sur les assemblées générales, la Confédération explique ce qu’il est possible de faire. La Zewo s’appuie également sur ces prescriptions pour déterminer si les organes directeurs ont assumé leur responsabilité pour l’exercice 2019 (norme Zewo 3).
Vote écrit ou électronique
Au lieu d’organiser comme d’habitude un événement au cours duquel les personnes présentes procèdent aux votes et aux élections, les membres de l’association peuvent également prendre leurs décisions par écrit ou par voie électronique. Dans ce cas, veillez toutefois à ce que tous les membres reçoivent à temps les points à l’ordre du jour et les documents relatifs aux différentes affaires à traiter. Assurez-vous également que seuls les membres qui en ont le droit puissent voter et excluez les doubles comptages.
Possibilité d’un report à l’automne
Les vidéoconférences, les documents écrits et les décisions par voie de circulation ne créent pas la même atmosphère que les votes en assemblée. Les contacts et les échanges personnels font défaut. Certaines associations préfèrent donc reporter leur assemblée générale au second semestre de l’année.
C’est possible, même si le délai légal de 6 mois après la clôture de l’exercice n’est plus respecté. L’assemblée ne sera pas invalidée et les décisions prises ne pourront pas être contestées à ce motif.
Les manifestations de 1000 personnes maximum pourront reprendre à compter du 6 juillet au plus tôt. La décision sera prise le 24 juin par la Confédération. Les événements rassemblant plus de 1000 personnes restent interdits jusqu’au 31 août 2020.
Pas d’annulation pure et simple
Annuler tout bonnement l’assemblée générale ou l’assemblée des délégués pour cette année signifierait, en revanche, que l’organe suprême de l’association n’assume pas sa responsabilité. La solution consistant à ne pas organiser d’assemblée générale et à présenter l’année prochaine deux comptes annuels et un rapport bisannuel est donc exclue.
Vérifier les statuts
Votre association a des affaires urgentes ou délicates à régler? La plupart des membres comprendront que ces questions attendent encore un peu. Par sécurité, vérifiez tout de même ce que prévoient les statuts de votre association concernant les assemblées extraordinaires. Si le nombre requis de membres convoque une assemblée extraordinaire, elle doit avoir lieu. En pratique, la situation se produit très rarement.
Le plus sage est donc généralement d’adopter une approche pragmatique qui préserve la santé et la confiance des membres de votre association.